Denne artikel er en del af TeamEffects serie “Lær af de bedste”, hvor vi sætter spot på dygtige ledere og organisationer indenfor social- og sundhedsområdet. Formålet er at inspirere andre til at arbejde aktivt med trivsel og arbejdsmiljø i hverdagen.
På Kastaniely plejecenter forsøger de tre ledere Susanne Birgitte Hansen, Mia Katrine Kristiansen og Nete Nøraa Barenkop at skabe de bedste rammer for et godt arbejdsmiljø. Det gør de blandt andet ved at uddelegere opgaver, så medarbejderne har mulighed for at tage et stort medansvar:
“Vi bruger meget delegering her i huset. En social- og sundhedshjælper kan jo være dygtig på mange områder, og jo mere ansvar vi giver, jo mere ansvar tager de også,” forklarer centerleder Susanne.
Ledelsen prioriterer også medarbejdernes mulighed for videreuddannelse, og så arbejder man hele tiden på at skabe klar og tydelig kommunikation mellem medarbejdere og ledelsen, så medarbejderne har de bedste rammer for at samarbejde og løse deres opgaver. Sådan fortæller teamleder Nete om plejecenterets prioriteringer:
”Vi har over årene fået udviklet en rigtig god medarbejdergruppe. Derfor kan vi også som organisation sige ja til meget og få mange nye ting til at lykkes. Vi har valgt at prioritere arbejdet med Min Arbejdsdag, fordi vi tror på, at vi kan tage en masse ting i opløbet. Det er en prioritering. Lykkes man med at tage tingene i opløbet – så er alting nemmere.
Og med et stort smil fortsætter hun: ”Og måske kan vi også blive bedre ledere”.
Signaler fra medarbejderne når de bedømmer deres arbejdsdage
I Min Arbejdsdag bedømmer medarbejderne deres arbejdsdage på daglig basis på en fem-skala med mulighed for at tilføje en kommentar. Ledelsen får indsigt i medarbejdernes bedømmelser og kan nemt følge op, for eksempel hvis nogle scorer dårlige dage. Det er især vigtigt på en stor arbejdsplads med døgndækning, hvor man ikke altid ser alle medarbejdere.
Sådan fungerer Min Arbejdsdag
1. Medarbejder
Bedøm din dag (femskala)
Reflekter og tilføj kommentar
2. Leder
IKKE-anonymt indblik
Analyse på individ- og afdelingsniveau
3. Opfølgning
Fælles teamstatus
Individuel dialog efter behov
Nete giver et konkret eksempel på, hvordan Min Arbejdsdag giver signaler til lederen og dermed hjælper med at spotte problemer i tide:
“Der var et eksempel med et vagtlag, som pludselig udfyldte en hel uge ad gangen med dårlige bedømmelser. Da de mødte ind efterfølgende, spurgte jeg dem, hvad det gik ud på? Det viste sig, at de var frustrerede over flere praktiske opgaver, når de mødte ind. De havde ikke skrevet kommentarer om det, fordi de var bange for at skulle sladre og dermed dunke deres kollegaer i hovedet. I fællesskab fik vi efterfølgende en god snak om, at det var frustrerende for dem og for alle, hvis man ikke havde en ordentlig kommunikation med sine kollegaer på tværs af vagtlag. Det havde vi ikke fanget uden Min Arbejdsdag.”
Ovenstående er et eksempel på at mangelfuld kommunikation mellem to medarbejdergrupper giver frustrationer og mistrivsel. Løsningen er bedre dialog og kommunikation, og det kræver at medarbejderne bliver bedre og modigere til at dele deres observationer – både med ledere og hinanden. Det kræver tillid, som selvfølgelig tager tid at bygge op. For ledelsen på Kastaniely betyder Min Arbejdsdag, at de hurtigere kan opfange ting og reagere, inden problemerne vokser sig for store. De tre ledere investerer derfor også tid i værktøjet. De er nysgerrige på medarbejdernes bedømmelser og følger op på kommentarer.
På Kastaniely introduceres Min Arbejdsdag allerede i jobsamtalen af den medarbejderrepræsentant, der er med til samtalen. Det er vigtigt for at sikre at nye medarbejdere vil trives i deres nye omgivelser:
“Vi havde en ny medarbejder, som havde scoret flere gule end grønne dage over den første måned hun var på jobbet, og det undrede mig. Jeg tog derfor en snak med hende og viste hende seneste måneds bedømmelser i TeamEffect. Vi fik en rigtig god dialog, hvor hun fortalte, at hun simpelthen er så glad for sit arbejde, og jeg blev derfor noget overrasket over, hvordan hun scorede sine arbejdsdage,” fortæller Nete.
Eksemplet viser, at det er vigtigt at være nysgerrig på signalerne fra medarbejderne via medarbejderbedømmelser i Min Arbejdsdag, og hvordan man som leder kan skabe gode dialoger ved hjælp af værktøjet:
”Som medarbejder er det nemmere at sende et signal til lederen i Min Arbejdsdag end selv at række fingeren op og formulere et problem for lederen. Vi har meget bedre kontakt til de stille og tilbageholdende. Vores aften- og nattevagter er også meget mere synlige nu,” uddyber Nete.
Anerkendelse smitter
Min Arbejdsdag handler for ledelsen på Kastaniely ikke kun om at være på forkant med udfordringer i arbejdsmiljøet. Det handler også om at styrke anerkendelsen og sætte fokus på det positive fra hverdagen. I Min Arbejdsdag kan medarbejdere også dele deres arbejdsdage med sine kollegaer og sende skulderklap til hinanden.
“Vi er ret opmærksomme på at anerkende delte bedømmelser og kommentarer i åbent forum i Min Arbejdsdag. For eksempel hvis én skriver ”godt samarbejde gav grøn dag – også selvom der var sygdom blandt kollegerne”. Det forsøger vi at tale op, fordi vi ved, at det smitter,” fortæller Nete om ledelsens fokus på anerkendelse.
Ifølge centerleder Susanne, så har der allerede været indikationer på, at bevidstheden omkring egen trivsel hos medarbejderne har ændret sig:
“Da vi startede (med at bruge Min Arbejdsdag) turde medarbejderne næsten ikke at score grønne dage, fordi så fortalte de jo, at de godt kunne være færre medarbejdere. Men man scorer ikke jo ikke nødvendigvis gult, bare fordi man har travlt. Den snak har vi virkelig fået vendt. Vi oplever faktisk, at jo færre man er på arbejde, jo mere samarbejder man,” fortæller Susanne om den første tid med Min Arbejdsdag.
Investering i nærledelse betaler sig på den lange bane
Lederne hørte første gang om Min Arbejdsdag fra en lederkollega der havde anvendt løsningen i en anden kommune:
”Hun var bare så glad for det at få det igen. Man er tæt på medarbejderne, der er langt væk. De bliver synlige,” fortæller Susanne om første gang hun hørte om løsningen.
For de tre ledere var det vigtigt, at der var styr på rammerne, inden man satte det i værk.
”Vi skal bruge det alle sammen. Alle skal huske det. Vi har hele tiden opfølgning på”.
Når man implementerer Min Arbejdsdag, er det vigtigt at stille krav til medarbejderne den anden vej, så man får det optimale ud af processen:
“Til en opstart er man nødt til at lave det til en skal-opgave indtil medarbejderne finder ud af, hvad effekten er,” fremhæver centerleder Susanne.
Et hjem for den sidste alder
Plejecentre Kastaniely er en del af “Aktiv Hele Livet” i Holbæk Kommune. Plejecenteret huser 50 borgere fordelt på fire fløje. I Holbæk Kommune har man anvendt TeamEffects “Min Arbejdsdag” siden september 2023.
Læs mere på Holbæk Kommunes hjemmeside.
