Forebyggelsesmodul
Med nyt modul er det let for afdelingerne selv at følge op på deres arbejdsmiljømål
Kommunens arbejde med hændelser og ulykker i et læringsperspektiv
Hvad kan vi som koncern eller kommune lære ud fra de mange registreringer af hændelser og ulykker som vores medarbejdere laver? Det er vigtigt at beskæftige sig med i forhold til systematisk at kunne forebygge lignende typer ulykker eller hændelser i fremtiden. Registrering af arbejds- og nærved-ulykker er en obligatorisk lovpligtig opgave. Alligevel betyder det ikke, at alle er lige gode til at få det gjort. Det skyldes bl.a., at det opleves som tidskrævende at analysere ulykker og hændelser og at implementere de udviklede planer.
Med TeamEffects “Forebyggelsesmodul” er det let at analysere indrapporterede hændelser og ulykker og opsætte ad-hoc handlepunkter. Formålet med forebyggelsesmodulet er ikke at definere lange handleplaner for borgere, men derimod at teste små forebyggelses-punkter, som kan bruges i hverdagen, og nemt justeres hvis data viser, at det ikke fungerer. Lykkedes man med at skabe en god proces, vil man opleve et mere effektivt forebyggelsesarbejde, som i sidste evner både gavner den enkelte medarbejders sikkerhed og koncernens økonomi.
Det er gratis at benytte TeamEffects nye forebyggelsesmodul, hvis man benytter værktøjet ”Hændelseslog”.
Fordi vi har borgere, der nogle gange bliver sat i situationer, hvor vi tænker “det her kunne vi godt have lært af” eller “den situation skal vi aldrig stå i igen”, så har vi brug for et forebyggelsesmodul, der hjælper os med at forebygge fremtidige situationer som denne.
Sådan fungerer forebyggelsesmodulet
Analyse
De fleste organisationer oplever, at de femdobler deres registreringer med “Hændelseslog”, hvilket giver et mere realistisk billede af belastningen på arbejdspladsen og gør det nemt at lave en plan.
Opfølgning
Systemet følger automatisk op, når der indberettes hændelser, der er en plan for. Fokus er derved altid på planlagte indsatser.
Forebyggelse
I forebyggelsesmodulet er det meget nemmere for de enkelte afdelinger at planlægge forebyggelsesinitiativer og teste, om de virker i praksis.
Hvorfor skal man være god til at registrere og forebygge hændelser?
Uden data er det svært for arbejdsmiljøgruppen at analysere og uddrage de rigtige konklusioner af hændelsesregistreringer. Og hvis man som medarbejder oplever, at der ikke bliver handlet på data og registreringer, så holder man langsomt op med at registrere noget. I bedste fald registreres nogle af de mere alvorlige og voldsomme hændelser. Men dermed risikerer man at komme til at have et skævt billede af om disse hændelser i virkeligheden er en del af andre mere systematiske og dybereliggende problemer.
For hver hændelse med høj påvirkning, skal kommunen gerne have 10-15 med medium eller lav påvirkning. Det er forudsætningen for at kunne arbejde databaseret med hændelser. De bedste TeamEffect-kunder kører p.t. med registreringer i forholdet 1:20. Det er meget flot.
Forebygger I også kun hvert tredje år? (APV)
På langt de fleste arbejdspladser laver man overordnede flerårige handleplaner i forhold til arbejdsmiljø og arbejdspladsvurderinger (APV). APV’en består af en kortlægning af arbejdspladsens arbejdsmiljøproblemer og indeholder også en handleplan for, hvordan de skal forsøges håndteret. APV’en skal laves minimum hver 3. år eller, når der sker ændringer i arbejdet, -processer og -metoder, som kan have betydning for arbejdsmiljøet. APV’en er med andre ord arbejdspladsens basisredskab til at sikre fokus på arbejdsmiljøet. Branche Fællesskab Arbejdsmiljø (BFA) har udarbejdet en god rapport “PÅ FORKANT”, hvor der kan hentes inspiration til et godt samarbejde om psykisk arbejdsmiljø i arbejdsmiljøgruppen.
Hele APV-processen beskrives i fem faser:
- Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø.
- Beskrivelse og vurdering (analyse) af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.
- Inddragelse af virksomhedens sygefravær.
- Prioritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan.
- Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen. (kilde FOA)
Som det fremgår af listen, så indeholder APV’en en handleplan for, hvordan man vil arbejde med eventuelle arbejdsmiljøproblemer i de kommende år. Her er der mere metodefrihed, men det er vigtigt, at man prioriterer mellem opgaverne og følger op på sine indsatser.
Da APV’en kun skal laves en gang hver 3. år, så har mange arbejdsmiljørepræsentanter oplevelsen af, at prioriteringsopgaven udfordres. Det er svært at vurdere, hvilke arbejdsmiljøproblemer der skal arbejdes med, fordi status laves med så store intervaller. Tit bliver resultatet af APV’en derfor også afspejlet i de aktuelle udfordringer, som en arbejdsplads står med, og man tager derfor ikke ordentlig højde for resten af perioden.
Ofte stillede spørgsmål til forebyggelsesmodulet
Handlepunkter i modulet kan besluttes på teammøde ud fra udvalgte hændelser, man analyserer i fællesskab. Der er både mulighed for at lave opfølgning for en bestemt kategori af hændelser, som man oplever særlige udfordringer med eller ud fra et borgerperspektiv fx i forbindelse med en ny udadreagerende borger, man arbejder med.
Med modulet aktiveret, vil appen intelligent følge automatisk op på hvorvidt handlepunkter ud fra lignende hændelser blev sat i spil af medarbejderen eller vikaren når de indberetter en ny hændelse. Det gør det nemt for den enkelte medarbejder eller vikar at skabe fokus på den planlagte indsats og gør det nemt for arbejdsmiljøgruppen at følge op.
Formålet med forebyggelsesmodulet er ikke at definere lange handleplaner for borgere, men derimod at teste små forebyggelses-punkter, som kan bruges i hverdagen, og nemt justeres hvis data viser, at det ikke fungerer.
Med forebyggelsesmodulet aktiveret har du aldrig dårlig samvittighed ved besøg fra arbejdstilsynet. Det er let at vise, at du gør noget, men også HVAD du gør. Det er en sikkerhed for medarbejderne, fordi handlepunkter (og registreringer) er dokumenteret og brugt aktivt.
Forebyggelsesmodulet er henvendt til ALLE offentlige arbejdspladser, der ønsker at arbejde forebyggende med automatisk opfølgning på hændelser. Hvad enten du arbejder på et botilbud, en børnehave eller et plejecenter, så kan du bruge modulet.
Handleplaner er inkluderet i løsningen “Hændelseslog”, og det er derfor gratis at anvende, så snart ens arbejdsplads har tilkøbt løsningen. Læs mere om priser.
Forebyggelsesmodul er udviklet i samarbejde med Handicap- og psykiatriområde
Handicap- og psykiatriområdet i Brønderslev Kommune dækker over syv botilbud, som huser borgere med flere forskellige diagnoser. Herunder meget udadreagerende borgere. Som medarbejder på et botilbud kan hverdagens arbejde med borgerne risikere at give skrammer både bogstaveligt og i overført betydning. Det er derfor vigtigt at kunne holde hånden under personalet og arbejde systematisk med at skabe en mere sikker arbejdsplads. Derfor bruger man TeamEffect Hændelseslog til forebyggelse på deres botilbud.
Ledelsen havde et ønske om at bruge registreringerne endnu mere i forebyggelsesarbejdet. Tidligere havde man oplevet, at hændelser ofte blev “glemt”, hvilket gjorde det svært at få det fulde overblik. Fra Handicap- og Psykiatriområdet var der tre ønsker i forhold til at blive bedre til at forebygge hændelser.
- Analyse: Udvælge specifikke hændelser i rapporter og bruge dem aktivt i team- og gruppediskussioner (læring)
- Plan: At kunne opsætte forebyggende handlepunkter som ”anbefalinger”
- Opfølgning: At appen kunne hjælpe med at følge automatisk op, når man registrerer en hændelse.
TeamEffect og personalet på Handicap- og psykiatriområdet indgik derfor et samarbejde, hvilket i slutningen af 2022 resulterede i det helt nye forebyggelsesmodulet.
Forebyggelse i hele kommunen
Hvad er HR- og Arbejdsmiljøs rolle i kommunerne?
I dag er fokus på lovpligtig registrering af hændelser og ulykker centreret rigtig meget omkring compliance: Fordi vi skal. Og meget lidt på læring og forebyggelse som selvfølgelig også er vigtige parametre. Det er svært for HR-afdelingerne at trænge igennem ude i driften. For opgaven opleves ofte som tung, tidskrævende og meget lidt værdiskabende. I TeamEffect tror vi på at det lærende arbejde med hændelser og ulykker skal ses som en genvej ned i fagligheden. Forudsætningen er selvfølgelig, at man i første omgang gør det nemt og overskueligt for medarbejderne at indrapportere deres hændelser og ulykker. Læs eksempel fra HR-afdelingen i Brønderslev Kommune, hvor man bruger “Hændelseslog” i hele kommunen.
TeamEffect bygger løsning hvor medarbejderne selv indrapporterer ulykker til EASY
På foranledning af en række kommunale koncernkunder har TeamEffect besluttet, at 2024 skal være året, hvor det bliver muligt for medarbejderne på en meget nem måde selv at indrapportere ulykker til EASY. I løsningen laves et workflow, hvor AMR/leder kobles på indberetningerne og kan færdiggøre indberetningen i EASY.
Gratis inspirationsmagasin for arbejdsmiljøfolk og ledere
Download TeamEffects inspirationsmagasin “Når registrering, forebyggelse og læring går hånd-i-hånd” og bliv klogere på, hvordan du kan arbejde enkelt og effektivt med forebyggelse af arbejdsmiljøet i hverdagen.
