TeamEffects værktøj “Hændelseslog” har siden juni 2021 været tilgængelig for alle medarbejdere i Brønderslev Kommune. Arbejdsmiljøkonsulenterne Mia Pilgaard og Gitte Grau har været hovedansvarlige i implementeringsprocessen i Brønderslev Kommune. En af de primære grunde til, at man fra kommunens side rettede øjnene mod TeamEffect og Hændelseslog var, fordi den nuværende proces var besværlig og ineffektiv. Ligesom alle andre arbejdspladser bruger man i Brønderslev Kommune EASY til registrering af arbejdsulykker:
“I Brønderslev Kommune har man for mange år siden besluttet, at alle sager med påvirkninger skal anmeldes. Men på trods af dette bliver de ikke anmeldt,” fortæller Gitte.
“Et greb har tidligere været EASY, som vi synes blev lidt for tungt og omstændigt. Vi ser, at der er skyggetal, fordi det er så langsommeligt og ikke bliver registreret i EASY. Det er altså ikke så godt et udgangspunkt at analysere efterfølgende. Derfor kiggede vi mod TeamEffect og Hændelseslog for at kunne registrere nærved hændelser uden fravær,” fortæller Mia.
Hændelseslog bruges nu af medarbejdere til at registrere hændelser eller nærved ulykker. Det fungerer ved, at medarbejderen vælger dato for hændelsen, en hændelseskategori og tilknytter ens følelsesmæssige påvirkningsgrad af hændelsen (på en skala fra “ikke påvirket” til “meget påvirket”) med muligheden for at tilføje en kommentar. Løsningen er simpel men medvirker til, at man registrerer langt flere hændelser end tidligere, hvilket giver et bedre udgangspunkt til det forebyggelse af arbejdsskader og -ulykker. I Brønderslev Kommune bruger man Hændelseslog, fordi værktøjet bl.a. kan bruges til at belyse problematikker hos den enkelte arbejdsplads:
“I værktøjet kan man sætte referencer på. Vi ser eksempler fra specialinstitutioner, hvor der simpelthen er fejlplacerede borgere eller for lidt personale. Der ved jeg, at de kan bruge Hændelseslog til at løfte det videre enten ved at sige, at et barn er placeret forkert eller, at der skal mere personale til,” fortæller Gitte.
Tre simple trin: Opret en hændelse på under 15 sekunder
1. Hændelseskategori
2. Påvirkningsgrad
3. Kommentar
Vi giver mere ansvar tilbage til medarbejdere og gør det nemt at registrere ulykker
Hændelseslog et godt redskab, fordi det understøtter arbejdsmiljøarbejdet ud fra et HR-perspektiv og gør det muligt at lyse ned på nogle problematikker, som der skal rettes indsatser imod. Men værktøjet giver også rigtig god mening på den enkelte arbejdsplads. Registreringsopgaven har nemlig nogle gange lidt under flaskehalse, fordi registreringer har foregået gennem leder eller AMR, hvilket har mindsket antallet af registreringer:
“Hændelseslog er et værktøj til registrering af hændelser. For min egen stol, så er det også et indblik i, hvor vi skal rette vores indsatser henne. Kommer 90 % ud med personforflytninger, jamen så ved vi, at det er her, vi skal lyse mest på.” siger Mia og uddyber “Du undgår også flaskehalse nogle gange, hvor EASY ligger hos leder eller AMR. I Hændelseslog gør man det selv. Medarbejderne kan derfor også hurtigere blive fortrolig med værktøjet. Man kan nemlig også altid gå ind og se sine hændelser.”
Ansvaret bliver altså givet tilbage til medarbejderen i hverdagen, og derfor er det også vigtigt, at det er nemt at bruge for alle uanset ens tekniske kompetencer eller arbejdsgang:
“Jeg vil fremhæve brugervenligheden i det. Det tager ikke særlig lang tid, og det er nemt at registrere. Man behøver ikke at gå fra en borger, men man kan være i det og sidde med telefon eller iPad og indberette det,” siger Gitte.
Registrering af hændelser skal ikke kun være for “registreringens skyld”, fordi det giver et rigtig godt udgangspunkt til dialogen omkring arbejdsmiljøet. Det handler om at skabe en kultur, hvor man husker at registrere arbejdsulykker og nærved ulykker, og hvor man husker hvorfor, man bør registrere:
“I daginstitutioner har vi arbejdet meget på, hvordan vi italesætter hændelser som kollegaer. Er det okay, at jeg som kollega går til dig, når dagen er omme og siger, at du bør registrere en episode? Der har vi haft nogle gode snakke rundt omkring, om hvordan vi kan gøre det uden at blive hinandens politimænd. Hvis du eksempelvis arbejder et sted, hvor børnene ofte skriger, så kan det godt være, at det er normalt, og at du kan holde det ud. Men hvad så om et halvt år, når du sidder i bilen og ikke kan komme ind på arbejdet. Så har du ikke en eneste registrering,” fortæller Gitte.
Med Hændelseslog har arbejdspladserne et fælles tredje. Vi har haft flere drøftelser om eksempelvis krænkende handlinger fra borgere, som tidligere har været lidt tabu belagt, men ved at registrere det via det her, så bliver det måske mere et arbejdsmiljøproblem på lige fod med alle andre arbejdsmiljøproblemer. Det gør det nemmere at italesætte det.
Nu kan vi forebygge ulykker i hele kommunen
Projektet med implementeringen af Hændelseslog i Brønderslev Kommune har nu været i gang i et års tid, og det har betydet, at værktøjet har givet bedre forudsætninger for at italesættelse arbejdsmiljøproblemer, som tidligere har været tabubelagte:
“Med Hændelseslog har arbejdspladserne et fælles tredje. Vi har haft flere drøftelser om eksempelvis krænkende handlinger fra borgere, som tidligere har været lidt tabu belagt, men ved at registrere det via det her, så bliver det måske mere et arbejdsmiljøproblem på lige fod med alle andre arbejdsmiljøproblemer. Det gør det nemmere at italesætte det,” fortæller Mia.
Selvom de også anerkender, at behovet for registrering kan variere fra en psykiatrisk arbejdsplads som et botilbud, en skole og et kontormiljø, så fremhæver de, at kravet for forebyggelse af arbejdsskader og -ulykker er ens for alle:
“I en kommune er der alle slags arbejdspladser, og man har mange forskellige hændelser og hyppigheder, men der er jo en fællesnævner i kravet om forebyggelse. De har jo vidt forskellige udgangspunkter, og der er opgaven at møde dem, hvor de nu engang er. Når hændelsen er sket, så kan du ikke gøre den om. Men du kan undgå, at den sker igen ved at have en synlighed i forhold til forebyggelse. Det her er et nemt værktøj, som de kan bruge i deres arbejdsmiljøgruppe,” fortæller Mia.
“Jeg havde en leder, som gav udtryk for, at hun ville have opmærksomhed på, hvis der var en medarbejder, som IKKE havde en hændelse. Det synes jeg faktisk var en meget god pointe, fordi man kan ikke gå igennem et arbejdsliv uden,” siger Gitte.
Mia og Gitte har haft ansvaret for introduktionen af Hændelseslog til samtlige arbejdspladser i Brønderslev Kommune og i tæt samarbejde med TeamEffect, har de planlagt en række opstartsmøder, støttemateriale til brug af værktøj og løbende support.
“Forberedelsesdelen er godt givet ud. Det er vigtigt at klæde organisationen godt på. Præsentationerne har været helt lavpraktiske korte og præcise, og det er blevet lavet “Brønderslevsk” på den måde, så det passer med den måde, som vi har lagt op til det her. Når først medarbejderne har fået værktøjet i hånden, så har det givet rigtig god mening for dem,” afslutter Gitte.
Når de har introduceret værktøjet for deres kollegaer i kommunen, så har det været vigtig at fremhæve, at registreringsopgaven er et fælles ansvar. Det handler om kultur og om at skabe arbejdspladser, hvor man har tillid til hinanden:
“Man registrerer jo ikke kun for sig selv. Man gør det jo også for sine kollegaer eller den nye kollega, som bliver ansat. Nogen siger måske “sådan gør vi ude hos os”, men så vokser det, og gør det svært at klæde andre på til at stoppe den her adfærd. Der er superhelte med en rustning af erfaring, som aldrig oplever noget, men du har et ansvar over for den næste kollega, fordi man er fælles om det her,” afslutter Mia.
