Ulla Jakobsen er pædagog på bostedet Sønderbo, der er en del af organisationen Bo-Vejle i regi af Vejle kommune. Sammen med godt 200 kollegaer arbejder hun hver dag med borgere med varig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. Medarbejdernes fornemmeste opgave i Bo-Vejle er at støtte borgerne i at føre et meningsfuldt og selvhjulpent liv. Det betyder, at Ulla til tider også påtager sig opgaver, der ligger langt uden for hendes normale faglighed som pædagog, f.eks. når hun administrerer beboernes økonomi.
”Det kan være en borger selv kommer og siger ”Nu vil jeg gerne ned at handle, kan du finde nogle penge til mig?” og så handler man jo på det med det samme,” siger Ulla.
Til dagligt anvender Ulla og hendes kollegaer TeamEffects værktøj ”Borgerregnskab” til at dokumentere og registrere hver enkelt beboers privatøkonomi. Når Ulla f.eks. har været nede i byen med en borger og handle, så registrerer hun det ofte med det samme via en iPad. Ulla tager et billede af kvitteringen og dermed kan regnskabet laves i løbet af arbejdsdagen. Hvis en borger får udleveret kontante lommepenge, så bogfører Ulla det ligeledes med det samme inde i Borgerregnskab. På deres iPads kan de øvrige medarbejdere herefter se, hvor mange penge der er blevet brugt, hvad de er blevet brugt til og om der er penge tilbage på kontoen til flere aktiviteter. Før Sønderbo fik implementeret Borgerregnskab foregik al deres regnskab manuelt. Afdelingsleder Marie Nissen fortæller, at de hvert år fik en depositabog, hvor posteringer, udregninger og diverse information skulle skrives i hånden. Alt det medarbejderne skal lave i Borgerregnskab nu skulle de også lave dengang, men ifølge Marie var det gamle system klart mere besværligt og tidskrævende. ”Man brugte tid på at regne sammen og det gør man ikke længere,” forklarer hun.
Borgerregnskab giver overblik og tryghed
Overblik
Nemt overblik over alle jeres borgeres økonomi.
Ingen ulæselige opgørelser og regnefejl – gør op med kolonnebøgerne.
Tilgængelighed
Adgang fra alle platforme: mobil, tablets og computer.
Nem eksport til værgeregnskab, pårørende eller ved overdragelse af borger. Mere effektiv revision.
Tryghed
Ensrettet proces
Beboerøkonomi er en vigtig og nødvendig del af arbejdet på Sønderbo.
Ulla udgør sammen med tre andre kollegaer økonomigruppen, der sidder koncentreret med borgernes økonomi, herunder faste betalinger og det månedlige regnskab. Hun skal derfor bevare overblikket og samtidig være en hjælp for de 12 andre pædagogkollegaer på stedet, der også håndterer beboerøkonomi på daglig basis. Ulla lægger vægt på, at med Borgerregnskab kan man ensrette processen for håndtering af beboerøkonomi.
”Det er nemt for os, når vi skal lære nye op og have nye vikarer ind, for det er præcis den her måde, de skal gøre det på. Og de kan gå ind og se det. Det er nemt at se, når man er inde i systemet,” fortæller Ulla.
I Borgerregnskab skal man desuden altid være to medarbejdere om at godkende en handling. Det gør man for at sikre medarbejderne, men i sidste ende er det også tryghedsskabende for borgerne og deres pårørende.
”Det er en måde at sikre os selv på, for der er altid to der skal skrive under. Hvis jeg laver en postering, så er der jo én, der skal ind og godkende, at det jeg laver, er rigtigt,” forklarer Ulla.
Borgerregnskab fungerer på både computer, mobil og tablet, og på Sønderbo bruger de fleste pædagoger det på deres iPads. Som Ulla fortæller, så hjælper det også med at gøre processen nem og ens for alle, fordi iPads altid er tilgængelige på kontoret: en medarbejder går bare ind og tager en iPad, når der skal registreres økonomi for en borger. På den måde har Borgerregnskab ensrettet processen for håndtering af beboerøkonomi på Sønderbo og i hele Bo-Vejle.
Ferier var tidligere et administrativt mareridt
Borgerregnskab er særligt brugbart for Ulla og hendes kollegaer, når de tager på deres årlige ferie sammen med beboerne fra Sønderbo. Her fortæller Ulla, hvordan Borgerregnskab er praktisk og nemt, fordi regnskabet kan laves løbende. Medarbejderne skal ikke længere vente med at håndtere en stor bunke bilag fredag aften, når de kommer tilbage fra ferien, som før i tiden. I stedet kan de tage hjem og slappe af, når ferieturen er ovre.
”Vi har nogle penge med, og så laver vi regnskabet med det samme, når vi bruger penge fra dag til dag. Vi har en iPad med, og det fungerer rigtig fint. Det er faktisk rigtig rart i stedet for, at man skal vente til man kommer hjem sidst på ugen, hvor man egentlig bare gerne vil hjem,” afslutter Ulla.
TeamEffect på Sønderbo
- Sønderbo er en del af BoVejle, der består af 11 bofællesskaber fordelt på fire adresser.
- Sønderbo tager sig af borgere med forskellige fysisk og psykiske handicap.
- Handicapområdet i Vejle Kommune har brugt TeamEffects løsninger (Borgerregnskab og Min Arbejdsdag) i 2 ½ år.
