På botilbud Feddet i Nordjylland var man efterhånden dødtrætte af skulle styre opgaverne via faste pædagogiske ugeskemaer. Det var ufleksibelt og i en omskiftelig hverdag på det socialpsykiatriske botilbud, var det vanskeligt for medarbejderne at jonglere med opgaverne og samtidig holde det nødvendige pædagogiske fokus. Resultatet var ikke overraskende, at der var opgaver, der ikke blev løst, opgaver der faldt mellem stole og at man endte med en personalegruppe, der blev mere og mere presset og stresset.
For tre år siden gik man i gang med at implementere et simpelt IT-værktøj på botilbud Feddet. Processen blev drevet af den faglige leder på botilbuddet. Værktøjet skulle sikre et bedre pædagogisk overblik i opgaveløsningen. Værktøjet blev optimistisk døbt for FlowEffect, fordi de ønskede at skabe flow i opgaverne. Det lykkedes heldigvis. I dag har man på Feddet brugt værktøjet i mere end to år og det har betydet, at man har kunne vende helt op og ned på hverdagen. Nu er det medarbejderne selv, der på de daglige overlap foran storskærmen vælger, hvilke opgaver de vil løse og også prioriterer opgaverne med kollegerne på vagten. Og hvis en kollega sygemelder sig, så er det nemt at danne sig et overblik over, om det resterende personale kan løse opgaverne denne dag. Er svaret ja, kører man på. Er svaret nej, vil man indkalde en vikar. Alene på den konto har Feddet på et år halveret deres normale 500.000 kroners vikarforbrug. Snart begyndte rygtet om den nye måde at arbejde med de pædagogiske opgaver at sprede sig til de andre botilbud i landsdelen, fordi de havde et ønske om at købe adgang til værktøjet. Man valgte derfor at gå sammen med IT-virksomheden TeamEffect, der efter sommeren 2023 vil kunne udbyde licenser til FlowEffect.
Medarbejder: Nemmere at hjælpe hinanden med opgaverne
For medarbejderne er FlowEffect først og fremmest et lavpraktisk, nemt og ligetil kalender-opgave program. På touchskærmen kan man melde sig på opgaver og flytte opgaver. Opgaver er gule ved start og bliver grønne, når de er udført. Til hver opgave er der en kort beskrivelse, der sikrer, at det rette pædagogiske fokus på opgaverne i henhold til ønskerne fra bestiller. Sådan fortæller Morten Bruun Bisgaard, der er pædagog på botilbud Feddet.
En typisk vagt på Feddet starter med et overlapmøde med kollegerne. Medarbejderne trykker sig ind på de borgere, man er kontaktperson for, og så ser man i fællesskab på fordelingen af opgaverne. Er der nogle ekstraopgaver i løbet af dagen, der skal løses? Det gør måske at en kollega har brug for hjælp og aflastning med deres opgaver? Så trækker man bare opgaver fra den ene medarbejder til den anden på touchskærmen.
Hvis man skal arbejde med borgere man ikke er kontaktperson for, og hvor man måske har mindre indsigt i borgerens normale dagsprogram, rytme og de pædagogiske mål fra bestilling, så trykker man bare på opgavekortet, og så har man en beskrivelse af opgaven set med de pædagogiske briller. Dette er også super effektivt, hvis man fx er vikar.
Medarbejderne skal selv lægge nye opgaver ind i værktøjet. Om mandagen planlægger man ugen sammen i grove træk. Det betyder også, at man som medarbejder, har mulighed for selv at planlægge, hvornår det passer én selv at løse nogle af opgaverne. Det giver fleksibilitet.
”Vi går løbende op på kontoret og markerer opgaver som grønne, når vi har udført dem. Det giver overblik i løbet af dagen, for jeg kan altid se, hvor langt mine kolleger er kommet med deres opgaver. Kan vi holde kadencen, som vi har aftalt? På den måde kan vi drage mere fagligt omsorg for hinanden. Skal jeg ikke lige tage en opgave for dig, som måske i dag har mange gule ikke-løste opgaver”, siger Morten.
Intentionen er at skabe gennemsigtighed, give mulighed for løbende disponeringer og dermed hele tiden kunne fordele ressourcerne. Det bliver meget tydeligt, at det er et fælles ansvar.
Morten fortæller også, at resultatet ikke overraskende set fra et medarbejderperspektiv er en større opmærksomhed på opgaverne. For borgerne betyder det, at de oplever en øget faglig insisteren. Personalet kommer forbi igen, hvis en opgave udsættes pga. borgernes behov.
”Det går stærkt på Feddet. Det er en voldsom dynamisk praksis. Vores borgere har de bedste intentioner om et bedre liv. Desværre mislykkes det ofte. Og så kan det være svært for borgeren at få gang i dagen og svært vendt processen om. Der er en praktisk virkelighed og en mulig virkelighed. Det skal vi som pædagoger kunne spille med på og det kan vi meget bedre med FlowEffect. Resultatet er en højere kvalitet."
Et botilbud med høje faglige ambitioner
Botilbud Feddet er et socialpsykiatrisk botilbud, hvor borgerne har dobbeltdiagnoser og ofte også et sidemisbrug. Feddet er startet i 2007, og botilbuddet er fondsejet. Botilbuddet har 19 borgere (paragraf 107 & 108).
De pædagogiske ambitioner er tårnhøje. Det må aldrig blive opbevaring. Man satser på høj faglighed og uddannet pædagogisk personale. Læs mere om botilbud Feddet.
Chef: Fra brandslukning til medarbejderudvikling
Udviklingen i de seneste år har betydet, at de borgere man arbejder med på Feddet, er mere komplekse. Feddet er ofte sidste instans, der kommer ind over. Samtidig er kravene til udvikling af borgerne steget markant. Det betyder, at man altid er under pres. Også på de gode dage. Sådan fortæller Kasper Iversen, der er chef på botilbud Feddet og har 14 års erfaring som leder inden for området. For tre år siden resulterede det i, at en stor del af medarbejdergruppen var stressede.
”En måned havde jeg 210 ekstraordinære medarbejdersamtaler med pressede medarbejdere”, siger leder Kasper Iversen om perioden.
Baggrunden var en hverdag med mange forskellige planer, man skulle levere på kombineret med et samarbejdede med forskellige instanser for hver af borgerne: Jobcentre, sagsbehandlere, misbrugskonsulenter, kriminalforsorgen og opsøgende psykoseteam. Alle med hver deres handleplan og ambitiøse mål for borgeren.
”Det var bare umuligt at nå, med den gammeldags måde vi arbejdede på.”
Det blev startskuddet til FlowEffect og forsøget på at blive mere fleksible. Nu er den daglige opgavefordeling lagt i overskuelige rammer, og man kan justere, når og hvis det giver mening. Medarbejderne styrer det selv. Det giver medarbejderne et øget ejerskab over borger-udvikling. Hvilket er en stor motivationsfaktor blandt Feddets pædagoger.
“Opgaverne er der, når dagen starter. Opgaverne skal deles ud. Opgaverne skal udføres. FlowEffect er blevet en helt centralt omdrejningspunkt, der former hele virksomheden. Jo mere det bliver kørt ind – jo mere opdager du effektiviteten som leder.”
Ny lederrolle i FlowEffect
På Feddet er morgenmøderne blevet en central del af hverdagen. Her mødes kollegaerne. Ledere deltager på mødet, men er ikke med ved touchscreenen, når der skal prioriteres. I stedet er det medarbejderne, der står ved skærmen og bestemmer, hvilke opgaver der skal prioriteres hver dag. Lederne er med på møderne for at få information. Det betyder, at lederrollen er skiftet, fordi jeg som leder kan være mere pædagogisk coachende. For lederne er det nemlig blevet meget nemmere at spotte, hvis en medarbejder har faglige udfordringer.
”Jeg kan fx udfordre en medarbejder på at skulle være mere aktiv ved koordineringsmøderne og forsøge at tage snakken med kollegerne et spadestik dybere. Det er ikke længere et mix-max af personlige og faglige ting. Og jeg kan på koordineringsmøderne se, at det lykkes igen og igen. Det kan man via FlowEffect, fordi medarbejderne selv kan planlægge ugerne,” siger Kasper.
Hvad var det sværeste ved at implementere værktøjet?
Feddet havde allerede prøvet tusindvis af ting. Uden succes. Det var bare svært at skulle gå i gang med at afprøve løsning nr. 1001. Men de fagligt nysgerrige var hurtigt på bolden, og så har værktøjet lige så stille vist sit værd. Nu er alle medarbejdere oppe ved tavlen.
“Vi har lige haft to uger hvor vores computerskærm gik ned. Er du sindssyg, vi mærkede det. Morgenmøder var ustrukturerede. Det visuelle overblik var væk. Medarbejderne var så utilfredse. Det var i virkeligheden en bekræftelse på, hvor vigtig processen er for os nu,” fortæller Kasper om en episode.
Kasper oplever følgende fordele ved FlowEffect på Feddet:
- Gennemsigtighed i opgaverne.
- Medarbejdere der tager større ansvar.
- Øget kvalitet: Fx vil passive borgere få den nødvendige støtte.
- Stressniveauet falder væsentligt.
- Vikarforbrug falder væsentligt.
- Et bedre samarbejdet med de øvrige interessenter, herunder også kommunerne.
Souschef: Ikke antal beboere – men antal opgaver
Jeppe Juul Stephansen er souschef på botilbud Feddet med ansvaret for medarbejdernes arbejdsmiljø – og derfor også FlowEffect. Jeppe kan se, hvad alle laver. To medarbejdere har hver tre borgere som kontaktperson. Men hvem har hvilke opgaver? Én har måske opgaver til to timer, mens den anden har så mange opgaver, at det ikke kan nås på en vagt. Nu er det gennemsigtigt, og så er det oplagt, at man skal hjælpe hinanden. Processen gør det let at optimere og medinddrage, når man skal arbejde med mennesker.
“Det er så nemt at forstå. Jeg har måske én borger, der skal i psykiatrien. Så kan jeg ikke nå de to andre opgaver den dag. Så kan kollegerne se, at jeg skal have hjælp,” fortæller Jeppe om overblikket i FlowEffect.
Jeppe oplever, at medarbejderne nu har en meget større smidighed i opgaveløsningen. Medarbejderne kan planlægge egen arbejdsuge. Kan man ikke nå det i dag – kan det nås senere på ugen. Det giver mere arbejdsglæde for medarbejderne, hvilket er en vigtig prioritering for botilbud Feddet, der også bruger TeamEffects værktøj “Min Arbejdsdag” til at styrke medarbejdernes trivsel på arbejdspladsen.
“Jeg kan også være nysgerrig på den enkelte borger. Det er nemt at se, om opgaverne er løst. Måske har en borger: Gul + gul + gul. Ok så kan det være, at ham her har svært ved at børste tænder. Det er mere visuelt og lettere at afkode i FlowEffect.”
Faglig leder: Fundamentet for succes er kvalitet
Sus Mesayer har over de seneste tre år stået bag udviklingen af FlowEffect. Hun er uddannet socialrådgiver og arbejder som socialfaglig leder på botilbud Feddet. Hun undrede sig over, hvorfor medarbejderne ikke kunne organisere sine dage smartere, så det blev mere dynamisk, og så man samtidig sikrede, at handleplaner blev efterlevet i forhold til den enkeltes borgers behov. Det blev starten på FlowEffect, der nu har været i drift i to år på botilbud Feddet.
“Tanken bag FlowEffect er, at det skal være simpelt at bruge. Værktøjet er udviklet for medarbejdernes skyld, så det giver mening i deres hverdag. Medarbejderne fordeler og definerer selv opgaver fra dag til dag, og det har direkte indflydelse på kreativitet og samarbejde,” fortæller Sus om intentionen bag værktøjet.
“Mange pædagoger bliver i dag stressede, fordi arbejdsopgaverne til sidst bliver uoverskuelige. Det risikerer at gå ud over kvaliteten af den ydelse, man leverer til borgeren.“
Nysgerrig efter at høre mere om FlowEffect?
FlowEffect er TeamEffects redskab til opgavestyring og prioritering. Du kan booke en uforpligtende demo af værktøjet. Alternativt kan du henvende dig direkte til Feddet via kontaktoplysningerne til herunder.
Leder på botilbud Feddet
Kasper Iversen 25375666 / info@botilbud-feddet.dk
Faglig leder på botilbud Feddet
Sus Mesayer 22365456 / sus@botilbud-feddet.dk
