Afdelingsleder i Samstyrken i Varde Ann-Tina Martinussen lykkedes gennem måneders intensivt arbejde i 2018 at gennemføre en ”kulturrevolution” i sine afdelinger i Samstyrken i Varde Kommune. Arbejdet med medarbejdernes trivsel, kombineret med benhårdt fokus på medarbejdernes fag lighed fik genrejst en medarbejderkultur præget af gensidig respekt, hvor medarbejderne ikke bare tager større ansvar for egen trivsel, men også sammen tager et langt større medejerskab for afdelingens mål.
Ann-Tinas tre bo-enheder fik i 2018 en gruppe nye unge borgere ind, som var ekstremt udadrettede. Medarbejderne, som blev sat på den nye opgave, havde ikke selv valgt at arbejde med en så krævende målgruppe og blev derfor fagligt udfordrede. Det var rigtig hårdt for medarbejderne at være i det, og det viste sig også, at det skulle blive til en periode præget af mistrivsel og manglende arbejdsglæde blandt medarbejderne. Lige pludselig steg sygefraværet kraftigt og endte helt oppe på 13,44%. I den måned var det rekord i Varde kommune.
“Det var ikke noget, jeg var voldsomt stolt af. Jeg kunne se, de ikke havde det godt,” siger Ann-Tina.
Som en dygtig og erfaren leder afprøvede Ann Tina forskellige strategier i forhold til at skabe mere trivsel. Til at starte med tænkte hun:
“Vi skal ud og have noget uddannelse, vi skal klædes på til at kunne håndtere at være sammen med denne gruppe borgere.”
Det gav også god mening. Men på trods af mere uddannelse, mere træning og flere redskaber, så faldt sygefraværet ikke. Det var noget andet, der var brug for.
Chefen griber ind
Ann-Tinas leder var bekendt med alle udfordringerne og indkaldte hende derfor til et møde. Han havde fundet en app, der måske kunne hjælpe hende og teamet. Kort fortalt virker appen således, at medarbejderne hver dag bedømmer deres arbejdsdag på en fem-farveskala og kan skrive en kommentar. Det skulle angiveligt gøre det lettere for lederen at udøve en mere nærværende ledelse i hverdagen. Ann-Tina beretter, at hendes første umiddelbare tanke var:
“Er du da fuldstændig gal? Jeg står på hovedet. Jeg sover ikke om natten og alt muligt. Og… nu sidder min leder bare der og siger, at en app kan gøre medarbejderne glade?”
Som mange andre, der hører om TeamEffect appen “Min Arbejdsdag” første gang, fik Ann-Tina et billede inde i hovedet ligesom, når man går ud fra Elgiganten eller IKEA og kan trykke på en grøn/gul/rød smiley. Hvordan skulle det kunne gøre noget godt for hendes frustrerede medarbejderne?
“Jeg vil udtrykke det sådan: Det var ikke fordi, jeg havde begge arme over hovedet, da jeg blev præsenteret for Min Arbejdsdag. Men jeg var alligevel villig til at give det en chance. Efterfølgende har jeg jo måttet gå til bekendelse og sige, at Min Arbejdsdag har været med til at gøre noget rigtig godt for os i Samstyrken. Jeg kørte i første omgang Min Arbejdsdag i et 9 måneders meget intensivt forløb og fik herigennem ændret nogle meget negative mønstre og kultur. Samtidig var sygefraværet igen blevet meget lavt, og der ligger det stabilt nu.”
“Igennem Min Arbejdsdag fik jeg faktisk fat i mange usynlige medarbejdere. De mere stille medarbejdere, der ellers ikke er så opsøgende på min kontakt. Jeg fik fokus på dem. Hold da op!”
Er du da fuldstændig gal? Jeg står på hovedet. Jeg sover ikke om natten og alt muligt. Og… nu sidder min leder bare der og siger, at en app kan gøre medarbejderne glade?
Første fase: Afgiftning
I de første par måneder blev appen næsten udelukkende brugt til afgiftning. Det fungerer på den måde, at når man som medarbejder hver dag bedømte sin dag og fik skrevet en ting eller flere ned, så oplevede man, at det var leveret til Ann-Tina. Det gjorde i den forbindelse ikke så meget, om Ann-Tina svarede hver eneste gang. Det gjaldt primært for medarbejderen om at kunne få det afleveret og ud af systemet, inden man tager videre til næste opgave, eller inden man tager hjem.
“Nogle gange så er det også bare noget lort, der kommer. Til at begynde med ofte sammen med en undskyld-jeg-ved-godt-at jeg-brokker mig forklaring”, siger Ann-Tina.
Men hun gjorde det legalt at kunne komme ud med tingene. Medarbejderne ved i dag godt, at hun som leder kan rumme deres ”kasten op” derinde. Men hun handler heller ikke på det. Hun handler først på det, hvis hun kan se, at der fx er én derude, hvor det kommer til at fylde for meget.
“Medarbejderne har ikke en forventning om, at der kommer nok nogen og ordner det for os. Jeg tror faktisk ikke, at det er det, det handler om, at der nødvendigvis skal reageres på det hele. Det handler mere om at kunne få det ud af systemet. Så når man går ud ad døren efter arbejde og sætter sig i bilen: Så er det afleveret. Så rumsterer det ikke i hovedet. For nu ved lederen i hvert fald, at det er det, der foregår,” forklarer Ann-Tina.
Sådan fungerer Min Arbejdsdag
1. Medarbejder
Bedøm din dag (femskala)
Reflekter og tilføj kommentar
2. Leder
IKKE-anonymt indblik
Analyse på individ- og afdelingsniveau
3. Opfølgning
Fælles teamstatus
Individuel dialog efter behov
Hurtige refleksioner styrker fagligheden
Efter et par måneder begyndte Ann-Tina langsomt at skrue op for dialogen i form af sparring og refleksion med medarbejderne, når de skrev kommentarer til deres oplevelser i hverdagen. Når man arbejder med mennesker, så arbejder man jo med følelser.
“Vores nye udadreagerende borgere gik lige i maven på medarbejderne. Folk blev syge, og mange af de unge følte sig ramt personligt, og det satte sig hernede i maven,” siger Ann-Tina.
Ann-Tina brugte igen og igen Min Arbejdsdag til at flytte medarbejdernes fokus fra følelser til faglighed. Det kunne til tider næsten føles som en form for hurtig skriftlig supervision… Men ikke kun når tingene gik dårligt, eller man som medarbejder var udfordret. Hvis en medarbejder fx skrev: ”Det har været en god morgen” og kombinerede det med en grøn bedømmelse, så prøvede Ann-Tina at flytte fokus over på, hvad var det, der gjorde denne dag så god? Hvad var det, der gjorde den speciel? Hvad var det for eksempel, der gjorde, at medarbejderen lykkedes med den her opgave?
“Jeg forsøgte hele tiden at skabe yderligere refleksioner over: Hvorfor er det, du lykkes med det her? Ikke kun når der var udfordringer. Også på de her rigtig gode bedømmelser. For så bygger vi på det, der virker. Og på den måde kunne vi lære noget.”
En digital leder fødes
Samtidig understøttede appen Ann-Tina i løbende at se og anerkende medarbejderne. Alle har behov for, at der er nogen, der lægger mærke til én. Det har man også, selvom lederen ikke sidder fysisk inde på kontoret ved siden af. For Ann-Tina var det mest med baggrund i den udvidelse af ledelsesrummet, hvor hun gik fra at være en nærværende leder for sine 10 med arbejdere til nu at have 40 medarbejdere på tre matrikler. For hvordan kan man arbejde sammen med 40 medarbejdere og stadig holde fast i at være en nærværende leder? Så er du tvunget til at gøre tingene på nye måder.
“Jeg VIL være en nærværende leder. I Min Arbejdsdag kan jeg bemærke dig. Jeg bemærker din indsats, og jeg kan høre og se, at du laver noget, selv om jeg ikke er tilstede. At give medarbejderne det her lys og den her anerkendelse, det får dem til at vokse, og de bliver bare rigtig glade. Det her, det er armene ud af iPaden. Jeg ser dig, jeg hører dig! Og hvis der er behov for yderligere, så har jeg bedre mulighed for hurtigt at tage om dig eller passe på dig,” siger Ann-Tina.
Hun understreger samtidig, at skriftlig kommunikation i en app aldrig kan eller må erstatte den menneskelige relation. Den kan aldrig stå alene. Man får ikke glade medarbejdere, hvis man kun skriver med dem.
“Så Min Arbejdsdag er ikke en erstatning. Men for mig er det et godt redskab. Og det har været et super redskab til nogle af de udfordringer, som jeg har stået i,” mener Ann-Tina.
Tillidsrum åbner medarbejderne op
Ann-Tina forsøgte nu at skabe et mere magtfrit rum, at møde sine medarbejdere på et mere lige og personligt plan og gjorde sig meget umage med at være nysgerrig på at undersøge, hvorfor medarbejderne nu skriver, som de gør. Det var på mange måder den største oplevelse og øjenåbner for den erfarne leder.
“Jeg har i hvert fald lært nogle medarbejdere at kende på en helt anden måde. Og jeg tænkte WAAUW. Er det virkelig sådan, du tænker? Så kan jeg lige pludselig godt forstå, at du gør, som du gør, eller at vi nogle gange ryger helt herud.”
Ann-Tina beskriver, at det har været lidt skræmmende at få etableret tillidsrummet med med arbejderne og hvor hurtigt og hvor meget, de har åbnet sig op. Men også overraskende hvor gode de er blevet til at reflektere over tingene i hverdagen. Ikke bare i appen, men på møder og i dialogen med borgerne. Derfor er hun også i dag meget opmærksom på, at det her er et fællesrum, som hun har gjort sig fortjent til at være en del af, og som det er vigtigt at værne omkring som leder.
Fremtidens boenheder
Ann-Tina forventer ikke, at der kommer flere ressourcer til området i fremtiden. Snarere tværtimod. Og samtidig vil man gerne fra politisk hold forbedre kerneopgaven. Ann-Tinas mål er derfor at skabe nogle mere selvkørende og selvstyrende teams. Også her har hun valgt at bruge Min Arbejdsdag, i og med hun ikke er fysisk på kontoret hver dag, og det dermed bliver van skeligere for medarbejderne at komme omkring hendes kontor for at få et svar eller finde løsninger i fællesskab. Så hun prøver i stedet at lægge det mere og mere over til medarbejderne, at de faktisk selv skal til at stå med det her.
“Her har jeg fx brugt Min Arbejdsdag til at prøve at stille nogle spørgsmål derinde, så de bliver mere løsningsorienterede, så de selv finder svar. Men det er ikke let. Jeg kræver, at de ikke bare vælger den første løsning, der falder dem ind. De skal stille sig selv spørgsmålene og få tænkt de forskellige vinkler igennem, inden de træffer en beslutning.”
Ann-Tina oplever i dag, at hendes medarbejdere er mere løsningsorienterede og i større grad selv handler og træffer beslutninger.
Medarbejdere, TR og AMR ville ikke stoppe
Ann-Tina kørte med Min Arbejdsdag i ni måneder i 2018 og fik ændret de meget negative mønstre og kultur og samtidig sænket sygefraværet. Stop tænkte hun. Nu er vi i hus med det. Og hun stoppede det. Hun ville bruge sit ledelsesmæssige fokus på andre områder.
“Det gjorde vi kun i to og en halv måned, så var vi tilbage igen. Ikke med det høje sygefravær. Men medarbejderne efterspurgte det. De kunne simpelthen ikke leve uden det her. Og det er faktisk det seneste. Vi er gået i gang med at bruge det igen. Så fra at dette er et ledelsesværktøj, der kan ændre en kultur og nedbringe sygefravær, så er det her for mig nu i dag et trivselsværktøj for medarbejderne,” siger Ann-Tina.
Ann-Tinas resultater satte HR i gang
Ann-Tinas resultater med Min Arbejdsdag værktøjet vakte genklang i kommunen og førte til, at HR i starten af i 2019 har sat mere end 22 ledere fra byens bosteder, hjemme- og syge pleje, psykiatri og plejecentre i gang med at benytte Min Arbejdsdag. Målet er, at man belært af Ann-Tinas flotte resultater kan understøtte en bedre ledelse, øge trivsel og nedbringe sygefravær i stor-skala i resten af kommunen.
