Indhold
HUSKELISTE: Til den gode opstart med Min Arbejdsdag
Vi har udarbejdet en super god huskeliste til nye ledere, som skal i gang med at bruge TeamEffects værktøj “Min Arbejdsdag” i din afdeling. Huskelisten indeholder alle de vigtigste punkter, som du bør forholde dig til for at sikre en god opstart.
Huskelisten indeholder gode råd og overvejelser omkring: Inden opstart, opstartsmødet med medarbejderne, introperioden (de første 4-6 uger), generelt om ledelse i Min Arbejdsdag og en oversigt over ressourcer.
Inden opstart
TeamEffects værktøj “Min Arbejdsdag” er udviklet med henblik på at give ledere og medarbejdere der arbejder med borgere i ofte vanskelige situationer et dialogværktøj, som er let tilgængeligt at bruge i hverdagen. Det er vigtigt at både leder og medarbejder er aktive i værktøjet, hvis man vil have det optimale ud af sin tid med Min Arbejdsdag. Jo mere positive og motiverede leder og medarbejdere er inden opstart, desto nemmere bliver det at skabe en succes med Min Arbejdsdag.
Det er altså meget vigtigt at være bevidst om, hvorfor I vil bruge Min Arbejdsdag og være tydelig omkring det i kommunikationen til medarbejderne. Brug huskelisten ovenfor til at få et overblik over hvilke opgaver, der skal være styr på inden i går i gang.
Hvad er fordelene ved at benytte Min Arbejdsdag som leder?
Ledelsesværktøj
- Støtter mig i prioritering af min “bløde” ledertid.
- Gør op med brokkekultur.
- Fokus på udvikling og fastholdelse af loyale medarbejdere.
- Kan styrke TRIOens samarbejde bl.a. via trivselsrapporterne.
- Skaber bedre fokus på kerneopgaven via faglig og personlig anerkendelse.
- Gør det nemmere at være mere synlig som leder i hverdagen.
Forebyggelse
- Viser hurtigt, hvilke medarbejdere der oplever problemer (f.eks. derhjemme eller på jobbet).
- Jeg ser hvilke teams / grupper, der har samarbejdsproblemer.
- Jeg kommer tættere på mine medarbejdere:
- Især de stille medarbejdere.
- De nye medarbejdere.
- De faste vikarer.
- Nattevagterne.
- De loyale medarbejdere.
Resultater
- En mere tilfreds (loyal) medarbejdergruppe, som i langt højere grad vil anbefale deres arbejdsplads til andre (employer branding).
- Bedre forebyggelse (fang problemer mens de er små).
- Bedre fastholdelse af medarbejdere.
- Lavere sygefravær.
TeamEffects værktøj “Min Arbejdsdag” er udviklet med henblik på at give ledere og medarbejdere der arbejder med borgere i ofte vanskelige situationer et dialogværktøj, som er let tilgængeligt at bruge i hverdagen. Det er vigtigt at både leder og medarbejder er aktive i værktøjet, hvis man vil have det optimale ud af sin tid med Min Arbejdsdag. Jo mere positive og motiverede leder og medarbejdere er inden opstart, desto nemmere bliver det at skabe en succes med Min Arbejdsdag.
Det er altså meget vigtigt at være bevidst om, hvorfor I vil bruge Min Arbejdsdag og være tydelig omkring det i kommunikationen til medarbejderne. Brug huskelisten ovenfor til at få et overblik over hvilke opgaver, der skal være styr på inden i går i gang.
Lav aftaler for, hvordan I onboarder nye medarbejdere
Sørg løbende for at få nye medarbejdere logget på med det samme, og gør Min Arbejdsdag til en fast del af opstarten som ny medarbejder på din arbejdsplads. Nye medarbejderne, der hurtigt kommer på og oplever en aktiv leder i værktøjet, vil også føle sig involveret og mere velkommen i deres nye omgivelser. Resultatet vil være bedre fastholdelse.
Billedet er fra forsiden af introduktionsprogrammet for nye medarbejdere på botilbuddet Solsiden.
Opstartsmøde med medarbejderne (varighed en time)
Hos TeamEffect træner vi ledere, AMR og TR i vores værktøjer inden opstart, men præsentationen overfor medarbejderne skal lederne selv lave. Det er nemlig i dette møde at forventningsafstemningen kan finde sted. Hvis der er nogle spørgsmål eller bekymringer fra medarbejderne i forhold til processen, så er det vigtigt at få dem italesat under præsentationen. Det er også under præsentationen, hvor du skal være sikker på, at alle får logget ind og bedømt deres første dage. Langt de fleste downloader appen på deres egen private telefon (det er et tilbud – ikke et krav), så det er nemt at bedømme sin dag på farten.
Og så husk på, at Min Arbejdsdag er for medarbejdernes skyld. Det handler om deres trivsel, og værktøjet er en støtte til dig som leder, så du lettere kan være nærværende og hjælpe medarbejderne. Hvis du er klar og tydelig omkring dette budskab, så vil de fleste se meningen med Min Arbejdsdag.
Før præsentationen er det en god ide, hvis AMR og TR allerede er logget på, så de kan hjælpe kollegaerne på dagen. Brug gerne huskelisten til at holde styr på, at du kommer hele vejen omkring.
Mål med opstartsmødet for medarbejderne
- Alle er bevidste om, hvorfor JEG skal bruge Min Arbejdsdag.
- For ens egen skyld.
- For ens kollegaer skyld.
- For ens leders skyld.
- Alle er logget ind på sin profil i Min Arbejdsdag og har bedømt sin første dag.
- Prøv om det er muligt at samle ALLE medarbejderne i afdelingen. På den måde minimerer du risikoen for, at der er nogle, som ikke kommer på grundet tekniske udfordringer, fordi I kan hjælpes i fællesskab.
- De medarbejdere som ikke deltager i præsentationen bør kontaktes umiddelbart efter af dig selv eller din AMR/TR.
TIP: Download en powerpoint til opstartsmødet og print arbejdspladsens tekniske opstartsguide ud, så den er tilgængelig for alle. Hvis du ikke har en teknisk opstartsguide til din arbejdsplads, så kontakt support@teameffect.io for at få den tilsendt.
Ofte stillede spørgsmål fra medarbejderne
Nej. Folk er jo forskellige. Og I må selv mærke efter hvordan i syntes dagen har været. Og bedømme ud fra det. (To medarbejdere kan i princippet have to helt ens (travle) dage. Medarbejder-1 syntes dagen var leverpopstejsfarvet fordi hun ikke fik brugt sin faglighed ordentligt. Medarbejder-2 der havde samme dag, syntes at dagen var superfed for den “fløj bare afsted”. Samme dag to forskellige vurderinger.
Ja. Det skal der. For på den måde kan jeg som leder vurdere, hvor akut det er, og hvordan jeg vil lave opfølgning.
Leder kan se bedømmelser og kommentarer. Øvrige (fx. AMR, TR, områdeleder) kan kun se de anonymiserede resultater for afdelingen i form af "trivselsrapporten". Når medarbejdere bedømmer deres arbejdsdag, er der en knap “hvem kan se mine data?”, man kan trykke på i appen. Den viser, hvordan systemet er sat op i forhold til rettigheder/adgang.
Nej. Ideen med værktøjet er at blive bedre til at forebygge og så at sige forsøge at fange problemerne, mens de er små. Så ideelt set, vil vi fange, at der er ved at opstå et problem, allerede inden du laver den første røde bedømmelse. Men ellers er processen jo sådan, at hvis du laver en rød bedømmelse, så skal vi lige have talt sammen.
TeamEffect anbefaler, at Min Arbejdsdag er en "skal-opgave", hvis man for alvor ønsker et kontinuerligt engagement fra sine medarbejdere og de bedste forudsætninger for at arbejde med resultaterne.
Hvis man har besluttet, at Min Arbejdsdag er en "kan-opgave", så er det vigtigt at få talt i plenum om, hvorfor man ikke ønsker at bedømme sin dag, og hvorfor man som leder forventer, at folk gør det hver dag de er på arbejde.
Introperioden (de første 4-6 uger)
Præsentationen af Min Arbejdsdag er overstået, medarbejderne er logget på og de første bedømmelser tjekker ind. Opstartsfasen er nu påbegyndt.
Det er i opstartsfasens første uger, at de gode bedømmelsesvaner skal etableres hos medarbejderne. Her spiller du naturligvis en nøglerolle som leder sammen med din AMR og TR. Det er vigtigt, at dine medarbejdere oplever, at der løbende bliver fulgt op på deres bedømmelser i Min Arbejdsdag, så de bliver fortrolige med værktøjet og forstår værdien. Så i de første 4-6 uger, skal du derfor være ekstra fokuseret: Det handler om at være TYDELIG i kommunikationen både med den enkelte men særligt med hele gruppen og gerne gentage de vigtige pointer igen og igen om. Forklar hvorfor vi gør det her, og hvad du får af værdifuld information som leder.
AMR og TR er ambassadører for brugen af værktøjet
Din AMR og TR er ambassadører for brugen af Min Arbejdsdag. De har specielt i opstartsfasen en vigtig rolle i at vise, hvordan brugen af “skulderklap” hjælper til at skabe en mere anerkendende kultur på arbejdspladsen. Udnyt at din AMR og TR en kollega-relation til alle medarbejderne.
AMR og TR kan få adgang til “trivselsrapporten” i appen og kan dermed også være med til at monitorere hvordan trivslen udvikler sig. Det kan give god data at tale ud fra i trioen.
I den daglige drift kan AMR og TR også være en stor hjælp i forhold til at løse tekniske udfordringer, som medarbejdere kan opleve. De fleste steder har AMR og TR derfor ekstra rettigheder i Min Arbejdsdag, så de kan administrere medarbejdere dvs. tilføje og fjerne medarbejdere eller give nye kodeord og kan være hurtige til at sende medarbejdere med tekniske problemer videre til supporten hos TeamEffect, der kan hjælpe med at løse de fleste tekniske udfordringer (link).
TIP: Under “Administration” i appen kan du skifte rettighederne for en medarbejder, hvis eksempelvis en bruger skal have indsigt i anonyme data.
Bedøm og del dine egne dage
I Min Arbejdsdag kan man også bedømme sine egne dage som leder. Det er der rigtig mange, som vælger at gøre, fordi det er en god måde at reflektere over sin egen trivsel løbende. Det er jo også vigtigt, at din egen chef kan følge med i, hvordan du har det gennem dine bedømmelser og kommentarer. Det er vigtigt at huske på sig selv, fordi tjansen som leder til tider kan være ensom og udmattende.
TIP: Når du deler dine dage, vil de være synlige for alle på arbejdspladsen under “Nyheder” i appen.
Forstå lederrapporterne i Min Arbejdsdag
Aktuelt
Rapporten “aktuelt” er lederens huskeliste i forhold til bedømmelser, som du BØR reagere på. Min Arbejdsdag fremhæver automatisk bedømmelser, som enten er røde, gule eller har en kommentar. Det vil altså sige, at der også kan være grønne bedømmelser med kommentarer fremhævet under aktuelt. Når dine medarbejdere skriver kommentarer, deler de ud af dem selv, og her skal du som minimum anerkende og reagere på det. Husk også selv at gå forrest og anerkend medarbejdere, der gør det godt. Under hver bedømmelse har du mulighed for at kvittére for kommentarer med en besvarelse, men du har også mulighed for at skrive en direkte besked til vedkommende. I starten bør du kigge på aktuelt en gang dagligt – især hvis du er leder for et større team.
Trivselsrapporten
Trivselsrapporten viser udviklingen i trivsel over en given periode på en farveinddelt graf (den lyserøde farve symboliserer sygedage). I trivselsrapporten er data anonymiseret og kan derfor også gøres tilgængelig for AMR og TR. Med rapporten kan man holde øje med trenden. Går vi mod en periode med bedre trivsel og dermed mindre pres på alle? Eller er det modsatte tilfældet: Kommer vi fra en periode i god trivsel og rammer en periode med større pres og modstand. Det vil man umiddelbart kunne aflæse af graferne. Rapporten giver et konkret udgangspunkt for at tale om trivsel i TRIO-gruppen og på personalemøder. Trivselsrapporten skal deles på personalemøder og bruges for udgangspunkt for dialog omkring, hvor pressede er vi lige nu som gruppe.
Medarbejderoverblik
Medarbejderoverblik er den vigtigste lederrapport i Min Arbejdsdag. Den viser lederen et overblik over, hvordan dine medarbejdere har bedømt deres arbejdsdage i en given periode. Nyeste bedømmelser findes til højre. Hver enkelt firkant repræsenterer en dag, og klikker du ind på en firkant (bedømmelse). De grønne, gule og røde firkanter er bedømte dage. De lyseblå er fridage. De lyserøde er sygedage, mens mørkeblådage med et plus er dage, som ikke er udfyldt. Vil du også kunne læse eventuelle kommentarer fra medarbejderen.
Eksempel: Hvis en medarbejders trivsel skifter, fordi der pludselig er noget, der er svært på arbejdspladsen, så kan det umiddelbart aflæses som et skift i farverne. Du som leder kan derefter stille det åbne spørgsmål til medarbejderen: “Jeg kan se at der er sket et skifte i dine farver i den seneste tid. Er der noget, der har forandret sig?” Nu kan medarbejderen mærke efter hvordan han/hun har det. Og så kommer svaret: Jeg er begyndt at komme hos denne nye borger og jeg oplever at mine kompetencer pludselig ikke rigtig slår til. Jeg har virkelig forsøgt forskellige ting. Men intet syntes at virke… Leder kan nu indledningsvist anerkende at at det er en træls oplevelse at stå med – men samtidig også tage fat i det faglige aspekt. Hvad skal medarbejder gøre for at opleve at få mere succes hos borgen?
Signaler fra medarbejderne er invitation til dialog: Medarbejderoverblikket kan også bruges til at lede efter mønstre på tværs af teamet (vertikalt). Ved at bruge fem minutter hver dag i medarbejderoverblikket kan du komme mere på forkant med problemer og få talt dem igennem, inden de vokser sig store.
Medarbejderoverblik (procentvisfordeling)
Medarbejderoverblik (procent) viser farvefordelingen hos en medarbejders trivsel i procent. Rapporten er god til at danne sig et overblik over udviklingen i den enkeltes medarbejders trivsel. Ud fra rapporten bliver det også tydeligt, hvem der har det svært.
14-dages rapporten
14 dages rapporten viser en oversigt over udviklingen i trivslen ud fra forskellige statistikker. Systemet beregner en trivsels-score på baggrund af gennemsnittet af bedømmelserne. Du kan følge med i, hvem der trives, og hvem der har det svært, og se hvordan deres trivsel udvikler sig siden sidste periode. I rapporten kan du også se en liste med de grønne kommentarer og en lsite med de rød gule kommentarer. Grunden til at vi har lavet de to lister er at “ting har det med at gå igen”. Og det bliver meget synligt når man ser på 14-dagslisterne med kommentarer. Du modtager 14 dages
TeamEffect giver ekstra støtte i opstarten
Som en fast del af vores service foretager vi telefonisk opfølgning hos teamledere og sender månedlige statusmail de første 6 måneder til lederne, så vi sikrer den bedst mulige opstart. Vi står desuden til rådighed med telefonisk support alle ugens dage for både medarbejdere og ledere.
- Hvis teknikken driller – kontakt Jeppe Mosborg på telefon 71 74 71 48 eller via email support@teameffect.io
- Hvis du vil have gode råd til ledelsesdelen – kontakt Peter Christensen på pc@teameffect.io
