Indhold
HUSKELISTE: Til den gode opstart med Min Arbejdsdag
Vi har udarbejdet en super god huskeliste til nye ledere, som skal i gang med at bruge TeamEffects værktøj “Min Arbejdsdag” i din afdeling. Huskelisten indeholder alle de vigtigste punkter, som du bør forholde dig til for at sikre en god opstart.
Huskelisten kan læses og downloades via linket herunder.
Inden opstart
TeamEffects værktøj “Min Arbejdsdag” er udviklet med henblik på at give ledere og medarbejdere der arbejder med borgere i ofte vanskelige situationer et dialogværktøj, som er let tilgængeligt at bruge i hverdagen. Det er vigtigt at både leder og medarbejder er aktive i værktøjet, hvis man vil have det optimale ud af sin tid med Min Arbejdsdag. Jo mere positive og motiverede leder og medarbejdere er inden opstart, desto nemmere bliver det at skabe en succes med Min Arbejdsdag.
Det er altså meget vigtigt at være bevidst om, hvorfor I vil bruge Min Arbejdsdag og være tydelig omkring det i kommunikationen til medarbejderne. Brug huskelisten ovenfor til at få et overblik over hvilke opgaver, der skal være styr på inden i går i gang.
Hvad er fordelene ved at benytte Min Arbejdsdag som leder?
- Ledelsesværktøj
- Støtter mig i prioritering af min “bløde” ledertid.
- Gør op med brokkekultur.
- Fokus på udvikling og fastholdelse af loyale medarbejdere.
- Kan styrke TRIOens samarbejde bl.a. via trivselsrapporterne.
- Skaber bedre fokus på kerneopgaven via faglig og personlig anerkendelse.
- Gør det nemmere at være mere synlig som leder i hverdagen.
- Støtter mig i prioritering af min “bløde” ledertid.
- Forebyggelse
- Viser hurtigt, hvilke medarbejdere der oplever problemer (f.eks. derhjemme eller på jobbet).
- Jeg ser hvilke teams / grupper, der har samarbejdsproblemer.
- Jeg kommer tættere på mine medarbejdere:
- Især de stille medarbejdere.
- De nye medarbejdere.
- De faste vikarer.
- Nattevagterne.
- De loyale medarbejdere.
- Resultater
- En mere tilfreds (loyal) medarbejdergruppe, som i langt højere grad vil anbefale deres arbejdsplads til andre (employer branding).
- Bedre forebyggelse (fang problemer mens de er små).
- Bedre fastholdelse af medarbejdere.
- Lavere sygefravær.
90% af dine medarbejderne vil være positive og klar på fordomsfrit at prøve Min Arbejdsdag af. De sidste 10% kan i realiteten være meget svære at få med. Beslut derfor på forhånd, at I vil lave en tydelig og god succes med de 90% og lad være med at bruge for meget tid og ressourcer på at være frustreret over de 10%, der alligevel ikke vil. De skal så til gengæld forstå, at de har valgt at stå udenfor, og nu mister noget af deres ret til at brokke sig.
Lav aftaler for, hvordan I onboarder nye medarbejdere
Sørg løbende for at få nye medarbejdere logget på med det samme, og gør Min Arbejdsdag til en fast del af opstarten som ny medarbejder på din arbejdsplads. Nye medarbejderne, der hurtigt kommer på og oplever en aktiv leder i værktøjet, vil også føle sig involveret og mere velkommen i deres nye omgivelser. Resultatet vil være bedre fastholdelse.
Opstartsmøde med medarbejderne (varighed en time)
Hos TeamEffect træner vi ledere, AMR og TR i vores værktøjer inden opstart, men præsentationen overfor medarbejderne skal lederne selv lave. Det er nemlig i dette møde at forventningsafstemningen kan finde sted. Hvis der er nogle spørgsmål eller bekymringer fra medarbejderne i forhold til processen, så er det vigtigt at få dem italesat under præsentationen. Det er også under præsentationen, hvor du skal være sikker på, at alle får logget ind og bedømt deres første dage. Langt de fleste downloader appen på deres egen private telefon (det er et tilbud – ikke et krav), så det er nemt at bedømme sin dag på farten.
Og så husk på, at Min Arbejdsdag er for medarbejdernes skyld. Det handler om deres trivsel, og værktøjet er en støtte til dig som leder, så du lettere kan være nærværende og hjælpe medarbejderne. Hvis du er klar og tydelig omkring dette budskab, så vil de fleste se meningen med Min Arbejdsdag.
Før præsentationen er det en god ide, hvis AMR og TR allerede er logget på, så de kan hjælpe kollegaerne på dagen. Brug gerne huskelisten til at holde styr på, at du kommer hele vejen omkring.
Mål med opstartsmødet for medarbejderne
- Alle er bevidste om, hvorfor JEG skal bruge Min Arbejdsdag.
- For ens egen skyld.
- For ens kollegaer skyld.
- For ens leders skyld.
- Alle er logget ind på sin profil i Min Arbejdsdag og har bedømt sin første dag.
- Prøv om det er muligt at samle ALLE medarbejderne i afdelingen. På den måde minimerer du risikoen for, at der er nogle, som ikke kommer på grundet tekniske udfordringer, fordi I kan hjælpes i fællesskab.
- De medarbejdere som ikke deltager i præsentationen bør kontaktes umiddelbart efter af dig selv eller din AMR/TR.
TIP: Download en powerpoint til opstartsmødet og print arbejdspladsens tekniske opstartsguide ud, så den er tilgængelig for alle. Hvis du ikke har en teknisk opstartsguide til din arbejdsplads, så kontakt support@teameffect.io for at få den tilsendt.
Ofte stillede spørgsmål fra medarbejderne
Hvad sker der hvis jeg laver 12 røde bedømmelser i streg? Bliver jeg fyret?
Nej. Ideen med værktøjet er at blive bedre til at forebygge og så at sige forsøge at fange problemerne, mens de er små. Så ideelt set, vil vi fange, at der er ved at opstå et problem, allerede inden du laver den første røde bedømmelse. Men ellers er processen jo sådan, at hvis du laver en rød bedømmelse, så skal vi lige have talt sammen.
Er der en definition af en rød, gul eller grøn dag?
Nej. Folk er jo forskellige. Og I må selv mærke efter hvordan i syntes dagen har været. Og bedømme ud fra det. (To medarbejdere kan i princippet have to helt ens (travle) dage. Medarbejder-1 syntes dagen var leverpopstejsfarvet fordi hun ikke fik brugt sin faglighed ordentligt. Medarbejder-2 der havde samme dag, syntes at dagen var superfed for den “fløj bare afsted”. Samme dag to forskellige vurderinger.
Skal jeg skrive en kommentar, hvis jeg laver en rød eller gul bedømmelse?
Ja. Det skal der. For på den måde kan jeg som leder vurdere, hvor akut det er, og hvordan jeg vil lave opfølgning.
Er Min Arbejdsdag en “kan” eller “skal” -opgave?
TeamEffect anbefaler, at Min Arbejdsdag er en “skal-opgave”, hvis man for alvor ønsker et kontinuerligt engagement fra sine medarbejdere og de bedste forudsætninger for at arbejde med resultaterne.
Hvis man har besluttet, at Min Arbejdsdag er en “kan-opgave”, så er det vigtigt at få talt i plenum om, hvorfor man ikke ønsker at bedømme sin dag, og hvorfor man som leder forventer, at folk gør det hver dag de er på arbejde.
Hvem kan se mine kommentarer?
Leder kan se bedømmelser og kommentarer. Øvrige (fx. AMR, TR, områdeleder) kan kun se de anonymiserede resultater for afdelingen i form af “trivselsrapporten”. Når medarbejdere bedømmer deres arbejdsdag, er der en knap “hvem kan se mine data?”, man kan trykke på i appen. Den viser, hvordan systemet er sat op i forhold til rettigheder/adgang.
Introperioden (de første 4-6 uger)
Præsentationen af Min Arbejdsdag er overstået, medarbejderne er logget på og de første bedømmelser tjekker ind. Opstartsfasen er nu påbegyndt.
Det er i opstartsfasens første uger, at de gode bedømmelsesvaner skal etableres hos medarbejderne. Her spiller du naturligvis en nøglerolle som leder sammen med din AMR og TR. Det er vigtigt, at dine medarbejdere oplever, at der løbende bliver fulgt op på deres bedømmelser i Min Arbejdsdag, så de bliver fortrolige med værktøjet og forstår værdien. Så i de første 4-6 uger, skal du derfor være ekstra fokuseret: Det handler om at være TYDELIG i kommunikationen både med den enkelte men særligt med hele gruppen og gerne gentage de vigtige pointer igen og igen om. Forklar hvorfor vi gør det her, og hvad du får af værdifuld information som leder.
AMR og TR er ambassadører for brugen af værktøjet
Din AMR og TR er ambassadører for brugen af Min Arbejdsdag. De har specielt i opstartsfasen en vigtig rolle i at vise, hvordan brugen af “skulderklap” hjælper til at skabe en mere anerkendende kultur på arbejdspladsen. Udnyt at din AMR og TR en kollega-relation til alle medarbejderne.
AMR og TR kan få adgang til “trivselsrapporten” i appen og kan dermed også være med til at monitorere hvordan trivslen udvikler sig. Det kan give god data at tale ud fra i trioen.
I den daglige drift kan AMR og TR også være en stor hjælp i forhold til at løse tekniske udfordringer, som medarbejdere kan opleve. De fleste steder har AMR og TR derfor ekstra rettigheder i Min Arbejdsdag, så de kan administrere medarbejdere dvs. tilføje og fjerne medarbejdere eller give nye kodeord og kan være hurtige til at sende medarbejdere med tekniske problemer videre til supporten hos TeamEffect, der kan hjælpe med at løse de fleste tekniske udfordringer (link).
TIP: Under “Administration” i appen kan du skifte rettighederne for en medarbejder, hvis eksempelvis en bruger skal have indsigt i anonyme data.
Bedøm og del dine egne dage
I Min Arbejdsdag kan man også bedømme sine egne dage som leder. Det er der rigtig mange, som vælger at gøre, fordi det er en god måde at reflektere over sin egen trivsel løbende. Det er jo også vigtigt, at din egen chef kan følge med i, hvordan du har det gennem dine bedømmelser og kommentarer. Det er vigtigt at huske på sig selv, fordi tjansen som leder til tider kan være ensom og udmattende.
TIP: Når du deler dine dage, vil de være synlige for alle på arbejdspladsen under “Nyheder” i appen.
Employer branding og rekruttering – Hos os bruger vi TeamEffect!
Send et positivt signal til ansøgere, om at jeres arbejdsplads arbejder med trivsel hver dag. Det der virker som et lille tiltag, sender et vigtigt signal til nye medarbejdere, og måske vil det være afgørende for, at jeres kommune vælges til frem for en anden. Skriv eventuelt i jobopslag: ”Vi benytter os af Min Arbejdsdag, hvor du hver dag bedømmer din arbejdsdag med fokus på trivsel og arbejdsmiljø.”
Husk også på, at glade og engagerede medarbejdere i højere grad vil anbefale deres arbejdsplads til andre.
Forstå lederrapporterne i Min Arbejdsdag
Trivselsrapporten kan printes ud, og mange steder vælger man at hænge trivselsrapporten op, så den er synlig i afdelingen. Det er en måde at skabe transparens omkring det aktuelle trivselsbillede og skabe tillid i forhold til medarbejdernes brug af Min Arbejdsdag.
Eksempel: Hvis en medarbejders trivsel skifter, fordi der pludselig er noget, der er svært på arbejdspladsen, så kan det umiddelbart aflæses som et skift i farverne. Du som leder kan derefter stille det åbne spørgsmål til medarbejderen: “Jeg kan se at der er sket et skifte i dine farver i den seneste tid. Er der noget, der har forandret sig?” Nu kan medarbejderen mærke efter hvordan han/hun har det. Og så kommer svaret: Jeg er begyndt at komme hos denne nye borger og jeg oplever at mine kompetencer pludselig ikke rigtig slår til. Jeg har virkelig forsøgt forskellige ting. Men intet syntes at virke… Leder kan nu indledningsvist anerkende at at det er en træls oplevelse at stå med – men samtidig også tage fat i det faglige aspekt. Hvad skal medarbejder gøre for at opleve at få mere succes hos borgen?
Medarbejderoverblikket kan også bruges til at lede efter mønstre på tværs af teamet (vertikalt). Ved at bruge fem minutter hver dag i medarbejderoverblikket kan du komme mere på forkant med problemer og få talt dem igennem, inden de vokser sig store.
De grønne, gule og røde firkanter er bedømte dage. De lyseblå er fridage. De lyserøde er sygedage, mens mørkeblådage med et plus er dage, som ikke er udfyldt.
Du modtager 14 dages rapporter på din email.
TeamEffect giver ekstra støtte i opstarten
Som en fast del af vores service foretager vi telefonisk opfølgning hos teamledere og sender månedlige statusmail de første 6 måneder til lederne, så vi sikrer den bedst mulige opstart. Vi står desuden til rådighed med telefonisk support alle ugens dage for både medarbejdere og ledere.
- Hvis teknikken driller – kontakt Jeppe Mosborg på telefon 71 74 71 48 eller via email support@teameffect.io
- Hvis du vil have gode råd til ledelsesdelen – kontakt Peter Christensen på pc@teameffect.io
