Specialskole i Brønderslev fik ro og selvtillid med 'Hændelseslog'

Vold og trusler i folkeskolen

SPECIALSKOLE I BRØNDERSLEV FIK RO OG NY SELVTILLID MED ’HÆNDELSESLOG’

Da specialcenteret på Hedegårdsskolen for fire år siden udvidede antallet af elever blev der mere uro. Der skete også en stigning i antallet af hændelser, som personalet skulle registrere på de kradseskemaer, der blev gemt i en mappe på lederens kontor. I dag arbejder specialskolen digitalt med deres hændelser og er blevet meget bedre til at forebygge arbejdsmiljøet. For skolens elever betyder det, at de nu igen har fået en hverdag med mere ro.

Af Marc Hviid

Da vi ankommer til Specialcenter vest afd. Hedegård lidt udenfor Brønderslev på en varm sensommer onsdag, er det første vi bemærker roen. Der er helt stille i skolegården med de legende børn foran den gamle bygning, der danner rammen for de 48 elevers og 23 medarbejderes skoledag.

”Det er lige sådan vi gerne vil have det. Det er dejligt, at I lægger mærke til det. Men sådan har det ikke altid været”, siger Jacob Libak Hansen, der er afdelingsleder for skolen.

Specialcenter vest afd. Hedegård, der tidligere hed Heldagsskolen, er for elever med massive socio-emotionelle og adfærdsforstyrrende vanskeligheder. Det er elever, der har brug for skærmning i størstedelen af skoledagen, og som kan være udadrettede i deres adfærd.

”30% af børnene bor ikke hjemme ved mor og far. Dvs. at de er anbragt i enten familiepleje eller bor i et botilbud”, fortæller Jacob.

Behov for at arbejde mere systematisk

Specialskolen har over de sidste fire år fordoblet antallet elever og ansatte. Når der laves sådanne ændringer, fører det ofte til mere udadreagerende adfærd for eleverne, forklarer afdelingsleder Jacob. Derfor er struktur et nøgleord for skolen og det blev hurtigt klart for Jacob og hans nye AMR Anders Pedersen, at de havde brug for en meget mere systematisk tilgang til at arbejde med de hændelser, som lærere og pædagoger nu oplevede i stigende omfang. I 2023 offentliggjorde Danmarks Lærerforening, at mere end hver tredje lærer i folkeskolen er blevet udsat for vold på deres arbejdsplads. På specialskoler er andelen endnu højere. Det kan Jacob nikke ja til.

”Vi oplever primært registreringer i kategorierne fysisk- og psykisk vold på vores arbejdsplads”, siger Jacob

Vi var heldige

I 2021 introducerede HR afdelingen i Brønderslev kommune Jacob og Anders for værktøjet ”Hændelseslog” som de lige havde indkøbt til hele kommunen. Værktøjet kan bruges til at skabe et meget bedre overblik over hændelser på arbejdspladsen og kan medvirke til at skabe et fundament for at arbejde mere forebyggende.

”Anders og jeg var begyndt at snakke om, er der nogle strukturer i arbejdsmiljøet vi skulle have kigget på, så vi kan begynde at arbejde mere systematisk. Vi var heldige. Vi fik serveret Hændelseslog værktøjet af HR. Bom. Det var lige det rette sted – på rette tidspunkt.”, siger Jacob

Sådan fungerer Hændelseslog

Systematik kom på plads

I Hændelseslog fortæller medarbejderne, hvor påvirket de er af en hændelse på en skala fra 1-5. Det bruger Jacob og Anders til at prioritere, hvordan de bedst arbejder med indberetningen.

Hvis en medarbejder har en hændelse med høj påvirkning (4 eller 5), så får Anders og Jacob en email-notifikation fra systemet med det samme. Processen er her, at Jacob eller Anders – helst samme dag – tager en såkaldt defusing-samtale med den berørte lærer eller pædagog og samler op på oplevelsen og får set hinanden i øjnene.

På deres faste arbejdsmiljøgruppemøder, som foregår hver anden måned, tager Anders og Jacob deres app frem og ser i rapporterne, hvad der har været af hændelser med lav påvirkning og følger op på mønstrene med de enkelte teams.

“Der kan fx være rigtig meget ”grimt sprog” i en elevgruppe. Så kan vi gå tilbage og bede gruppen om at se ned i dette og komme med et bud på hvad vi gør ved det. Anders og jeg stiller os selvfølgelig også til rådighed for den faglige snak”, siger Jacob

Hændelseslog har dermed hjulpet skolen med at lave en simpel forebyggelsessystematik, der sikrer, at de altid er mere på forkant med arbejdsmiljøet end tidligere.

“Det handler om vores arbejdsmiljø og om at passe på hinanden. Vi er ekstra udsatte som lærere og personale. De ting, vi har gjort i det seneste år, gør at der lige nu er meget ro herude, fordi med systematikken, kan vi få øje på om der nogle ting der går igen,” siger Anders

Forebyggelse for arbejdsmiljøet

Afdelingsleder Jacob Libak Hansen (t.h.) har været på Specialafdeling Hedegård i fire år. Anders Pedersen (t.v.) har været lærer på skolen i 10 år, og er nu også AMR. De har sammen arbejdet på at skabe en forebyggelsessystematik med Hændelseslog for at skabe et godt arbejdsmiljø for både elever og lærer.

Data er genvej ned i fagligheden

For Anders og Jacob bliver det ikke bare synligt, hvilke hændelser lærerne og pædagogerne oplever. Registreringerne viser også, at der måske er noget der ikke fungerer i en bestemt klasse. Eller der er noget, der ikke fungerer for en elev.

”Data peger hele tiden ned i, hvad vi skal forsøge at gøre anderledes (…). Faglighed og medarbejdernes registreringer hænger sindssygt meget sammen. Så vi skal hele tiden arbejde på den der forebyggelsesdel af det”, siger Jacob

Jacob er enig med Anders i, at Hændelseslog har hjulpet med at skabe ro for eleverne og medarbejderne på skolen. Det har skabt tryghed og selvtillid i deres arbejde med arbejdsmiljøet.

”Vi har faktisk et beredskab nu. Vi ved, hvordan vi skal sådan arbejde med systematikken bag det, både når det er noget akut, og når det er det lange seje træk”, siger Jacob

Farvel til kradseskemaerne

Førhen plejede skolen at bruge, hvad man kalder for kradseskemaer til at registrere deres hændelser. Jacob beskriver processen som ”ret ressourcekrævende i tid”. Skemaerne var i hvert fald svære at bruge til opfølgning, når de først var kommet i mappen. Her har digitaliseringen af processen gjort, at det er lettere at lære af den opsamlede data. Jacob understreger, at medarbejderne har taget Hændelseslog til sig, fordi det er en hurtigere proces:

”For vores ansatte er det blevet langt mere tilgængeligt at registrere, hvad der foregår af hændelser i løbet af ens arbejdsdag. Det er nemt. Det er vigtigt, at man som medarbejder kan overskue at lave det her.”

Kradseskema

Er en papirformular
Gennem i mappe på leders kontor
Svært at overskue data og lære
Skal tastes ind efterfølgende
Kan ikke vise påvirkning af medarbejder

Hændelseslog

Nem registrering – fx fra telefon
Medarbejder kan se egne data
Leder & AMR har gode rapporter
Let at følge op på for leder/AMR
Viser belastning på arbejdspladsen

Lav en plan for opstarten

Når man starter med Hændelseslog kan der opstå uklarhed om, hvor man skal registrere hvad, forklarer Jacob. Derfor er det vigtigt, at man som leder hjælper medarbejderne ved at forklare dem de enkelte hændelseskategorier og tilpasser kategorierne til ens egen arbejdsplads. Her er tre gode råd til andre, der vil arbejde forebyggende med Hændelseslog:

Vær tydelig omkring, at Hændelseslog kun bruges til at registrere medarbejderens oplevelse
Vælg gode hændelseskategorier og vær klar til at bruge tid på at forklare dem i starten.
Ting går igen. Når alle registrerer deres hændelser, kan man ofte se, at problemer er fælles.