I “Børnenes Hovedstad” Billund Kommune omkring Lego, Legoland og Lalandia arbejder en gruppe mennesker på kommunens plejecentre og botilbud. I ledergruppen for Voksenstøtte havde man et ønske om at styrke arbejdsmiljøet med et værktøj, som var nemt at bruge i hverdagen. Her var TeamEffects værktøj “Min Arbejdsdag” et godt match. I Voksenstøtte har man derfor siden 2022 anvendt TeamEffects værktøj “Min Arbejdsdag”. Sådan fortæller plejecenterlederne Conny Ebbesen og Gurli Gregersen og deres områdeleder Jan Pedersen.
Som medarbejder på et plejecenter eller et botilbud har man ansvaret for andre mennesker, som ikke kan klare sig selv. Det betyder, at arbejdet kan medføre høje følelsesmæssige krav til den enkelte. Det kræver en nærværende leder, som er empatisk og opmærksom, når tingene er svære. Hvis man har en stor personalegruppe på arbejde døgnet rundt, er det nærmest umuligt at have fingeren på pulsen hos alle. Min Arbejdsdag var derfor været et kærkomment initiativ for kommunens ledere:
“Min Arbejdsdag giver jo mig den her daglige temperatur, når medarbejderne får mulighed for at overveje, hvordan dagen har været”, fortæller plejecenterleder Conny.
“Jeg synes, at jeg er med til at gøre en forskel og få tingene til at glide og fungere. Og så elsker jeg omgangen med beboerne og personalet. Vi er en lille familie.“
Fang problemerne mens de er små
Min Arbejdsdag fungerer ved, at medarbejdere bedømmer deres arbejdsdag på en fem-farveskala fra grøn over gul til rød med mulighed for at tilføje en kommentar. Når medarbejderne tjekker ud hver dag, bliver hverdagens problemer hurtigt tydelige og kan løses, inden de vokser sig store. Gurli har ansvaret for en stor spredt medarbejdergruppe, og her hjælper Min Arbejdsdag hende netop med at være på forkant med de små ting fra hverdagen. Gurli fortæller om en medarbejder, der i forbindelse med et besøg hjemme hos en borger var blevet slået. Medarbejderen noterede i journalen i omsorgssystemet, at borgeren denne dag var udadreagerende:
“Ud fra journalen så ved jeg jo ikke, hvordan hændelsen havde påvirket hende. Jeg tænker bare, at det er så godt, vi har ”Min Arbejdsdag”, fordi der kunne hun jo lige præcis skrive, hvordan hun havde det i situationen. Det må man jo ikke skrive i en borgerjournal. Jeg kunne følge op med det samme”, siger leder Gurli.
Om Min Arbejdsdag i Billund Kommune
1. Medarbejder
Medarbejderne reflekterer over og bedømmer hver dag deres arbejdsdag på en fem-skala fra grøn over gul til rød med mulighed for at tilføje kommentar.
2. Leder
3. Opfølgning
Man vil som leder derfor opleve, at det bliver lettere at prioritere sin tid hos dem, der måtte have det svært.
I Min Arbejdsdag får lederen adgang til en række rapporter, som gør det tydeligt, hvordan den enkelte medarbejders trivsel udvikler sig over tid. Sammen med kommentarerne får lederen muligheden for at være nysgerrig på den enkeltes trivsel og reagere, når der er noget, som afviger:
“I Min Arbejdsdag fanger du forandringen. Hvis man normalt har en, der scorer grøn og pludselig er rød, så er der nok noget, vi skal have snakket om. Jeg oplever i hvert fald, at man afværger nogle situationer for medarbejderen, som ellers vil have udviklet sig,” fortæller Conny om effekten af værktøjet.
I Min Arbejdsdag får leder også adgang til det samlede trivselsbillede for hele afdelingen i et anonymt overblik (via “trivselsrapporten”). Hvis lederen printer den ud og gør den tydelig for medarbejderne, kan det være en god måde at vise, hvordan trivslen udvikler sig for tiden i teamet. Tit vil man opleve, at billedet er mere grønt, end de historier man hører på gangene:
“Det kan jo hurtigt blive den her med “åh vi har simpelthen så mange syge”. Når jeg så hænger den op (trivselsrapporten) inde i grupperummet, så er trivslen jo gennemgående rimelig grøn,” fortæller Conny.
“Hvis jeg oplever at teamet får flere dage, som bevæger sig opad det røde, så er det med at gribe ind. Få holdt et personalemøde og få en snak om, hvordan trivslen egentlig er her. Det er jo et også fingerpeg om, at der måske er nogle, som er på vej ud ad døren”, siger Gurli.
Det tager kun fem minutter om dagen at bruge Min Arbejdsdag som leder. Det er derfor en nem måde at blive mere synlig i hverdagen. Samtidig styrker man den psykologiske tryghed, når medarbejdere får en nem mulighed for at komme til orde. Det er især vigtigt, når man er leder for mennesker, som bruger sig selv i hverdagen, når de drager omsorg overfor borgerne.
“Jeg bliver nødt til at kigge hver dag, fordi jeg har brug for at mærke, om mine medarbejdere har det godt. Har en medarbejder tre dårlige dage, så er det ikke ensbetydende med, at man ikke har det godt, men der kan bare være noget, som fylder,” fortæller Gurli.
“Grunden til at jeg elsker mit arbejde, det er dem, der bor her. Og så har jeg et fantastisk personale, som er med til at højne kvaliteten på det, vi leverer.”
Hvem passer på lederne?
For at have en velfungerende organisation er det vigtigt, at lederne også trives. Derfor bedømmer lederne også deres egne dage i Min Arbejdsdag. Voksenområdet har ledere geografisk spredt rundt i hele kommunen, og med Min Arbejdsdag har områdeleder Jan nu mulighed for at være mere tilgængelig for alle sine ledere. Jan kan følge med i, hvad hans ledere bedømmer og skriver af kommentarer, og han oplever, at det hjælper ham med at prioritere sin tid:
“Jeg tjekker jo også Min Arbejdsdag hver dag. Faktisk flere gange om dagen. Det giver mig egentlig muligheden for at tage fat, der hvor issue er, når jeg ikke altid har muligheden for at komme rundt til alle,” fortæller Jan.
Jan var med til at implementere Min Arbejdsdag for hele området, og han faldt især for simpliciteten i værktøjet. På bare få minutter kan man bedømme sin dag i Min Arbejdsdag, og så ved man, at der sidder en i den anden ende, som kan følge med. Det giver tryghed. Jan er derfor også meget aktiv i og uden for værktøjet, og derfor oplever Gurli og de andre ledere det også som meningsfuld og tryghedsgivende:
“Vi har været inde i en kæmpe kulturforandring hos os, og det gør noget ved os alle sammen inklusiv mig selv. Jan er kommet herud nogle gange efter, at jeg har skrevet noget i Min Arbejdsdag. Jeg oplever, at der sidder en, der modtager det,” fortæller Gurli.
Og Jan scorer også sine egne dage, fordi det er vigtigt at sætte et eksempel over for medarbejderne, men samtidig giver det ham også indsigt i, hvordan han selv trives:
“Jeg scorer mine egne dage, fordi der er mulighed for at vende tilbage og se, om jeg trives i mit eget arbejde. Vi har jo alle sammen ansvaret for vores eget arbejdsmiljø, også over for vores kolleger,” siger Jan.
“Vi vil alle sammen gøre det bedste for folk, som ikke selv kan. Det var jo egentlig også derfor, jeg gerne ville være sygeplejerske i sin tid. Det handler om at gøre noget andet for andre mennesker. Jeg elsker at se, at vi udvikler os, og at vi som organisation bevæger os mod et bedre sted.”
Et opgør med de anonyme trivselsmålinger
I Min Arbejdsdag er man ikke anonym, og ens nærmeste leder kan se, hvad man bedømmer og skriver af kommentarer. Det er en stor forandring i forhold til, hvordan man ellers har lavet undersøgelser i kommunen bl.a. gennem de årlige trivselsmålinger, hvor medarbejdere svarer anonymt på spørgsmål omkring deres trivsel. Og for Jan er det lige præcis meningen med det hele:
“Når man er anonym, kan man tillade sig at skrive lige, hvad man vil uden, at man står til ansvar for, hvad man skriver,” fortæller Jan og fortsætter:
“Jeg synes, at Min Arbejdsdag er et skub i den rigtige retning for vores kultur på arbejdspladsen: At vi bliver bedre til at se hinanden i øjnene og tage dialogen”.
Med Min Arbejdsdag kommer medarbejderne mere til orde i hverdagen. De får et direkte talerør til at skrive, hvis der er noget, som er træls eller godt. Trivsel er nemlig en løbende opgave, og vi har alle et ansvar for at gøre vores for at bidrage til et godt arbejdsmiljø i hverdagen. Når man arbejder på et plejecenter eller et botilbud med komplekse borgere, vil der være svære dage med stor følelsesmæssig belastning, og derfor giver det mening at bedømme sin arbejdsdag hver eneste gang. På den måde får man mærket efter, hvordan man har det, og lederen kan fange eventuelle forandringerne som gør det muligt at tage dialogen:
“På fem sekunder ved du, hvordan din afdeling hænger sammen. Det er virkelig godt givet ud. Succesen er jo ikke grønne dage. Succesen er at observere, hvordan stedet har det,” afslutter Jan.
TeamEffect i Voksenstøtte Billund
I Billund Kommune viser man, at man gør noget for arbejdsmiljøet, og derfor skriver man også, at man bruger TeamEffect i sine jobopslag. Eksemplet fra Frihavnens Plejecenter.
Voksensstøtte i Billund Kommune dækker over i omegnen af 35 arbejdspladser, og i alt arbejder næsten 800 mennesker i området.
