Medarbejdere på et botilbud går ikke på arbejde for at dokumentere. Man vil være sammen sine borgere og gøre en forskel for dem. I dag er pædagogisk- og sundhedsfagligt personale på socialområdet meget mere stressede end nogensinde. Det skyldes skærpede politiske krav, rekrutteringsvanskeligheder og behandlingskrævende borgere, hvis sager bliver mere og mere komplekse. Men hvordan overlever et privat botilbud de mange forandringer, uden at de mister medarbejderne i processen? Det korte svar er at skabe mere “Flow”. Den lange historie kommer her.
Nye krav satte pres på Botilbuddet Feddet
Sus Mesayer er uddannet socialrådgiver, og i dag er hun faglig leder på botilbud Feddet. Egentlig lå det ikke i kortene, at Sus skulle være en del af Feddet:
“Jeg endte på Feddet i forbindelse med min praktik på universitet på socialrådgiveruddannelsen. Jeg havde knap nok penge til bussen. Jeg tog 71’eren fra Aalborg til Saltum hver dag. Det tog ca. 1,5 time. Jeg var virkelig ulykkelig den første tid,” fortæller Sus med et glimt i øjet.
I denne periode blev der implementeret flere krav på det socialpolitiske område. I de nye skærpede tilsyn begyndte man at stille krav til, at botilbud skulle arbejde med nogle elementer indenfor udvikling som f.eks. beskæftigelse, det psykiske niveau og det sociale aspekt af en persons liv. Implementeringen af de nye regler stjal meget af den tid, som medarbejderne oplevede at skulle bruge med borgerne. Det var årsagen til, at medarbejdere gradvist blev mere stressede end nogensinde før:
“Man tager sin pædagoguddannelse for at få lov til at være omkring et menneske: Men nu skulle du hele tiden bevise, at du udfører et stykke udviklende arbejde. Når et job stopper med at give mening, fordi man ikke kan få lov til at arbejde med det, man ønsker at arbejde med, så ender man med at blive stresset,” fortæller Sus om tiden og de pressede kolleger.
Sus kom fra socialrådgiveruddannelsen med den nyeste viden på området, og hun har altid været interesseret i udvikling og kvalitetssikring. Sus oplevede, at der var en masse udviklingspotentiale på Feddet, og ledelsen var meget støttende omkring de fleste af hendes mange forslag. Så på trods af, at man på daværende tidspunkt ikke ansatte socialrådgivere på Feddet, valgte man alligevel at ansætte Sus som faglig leder på botilbuddet: For Sus havde en drøm om, at man kunne forandre tingene og gøre dem mere effektivt, som kunne stoppe og forebygge den stigende stress hos personalet.
Ugeplaner gav struktur – men ikke samarbejde
Som en del af Sus’ ønske om at styrke kvaliteten og fagligheden på Feddet fik hun i første omgang indført ugeskemaer. Ugeskemaerne skulle støtte personalet, så de i højere grad efterlevede de handleplaner, der var blevet bestilt af kommunerne på den enkelte borger:
“Ugeskemaer var egentlig bare et stykke A4 papir med ugedagene på den ene side og borgernes handleplaner på den anden. Det betød, at hver medarbejder havde sit eget ugeskema for de borgere, man var kontaktperson for,” fortæller Sus.
Men de fysiske ugeskemaer var ikke en optimal arbejdsproces. Når man som medarbejder sad med hvert sit ugeskema på hver sin borger, så var det lige svært at samarbejde med sine kollegaer. Det var fx svært at vide, hvad der pressede kollegerne i dag. Lige her opstod ideen til det pædagogiske digitale opgavestyringsværktøj: ”FlowEffect”. Sus’ første tanke var at skabe et simpelt it-system, der skulle gøre alt det pædagogiske synligt for alle. Der var ikke en, som skulle kunne møde ind og have en opgave, som en anden kollega ikke kunne tage. Til Sus’ held var ledelsen åbne for nye idéer:
“Jeg havde egentlig bare tegnet, hvordan jeg forestillede mig, at systemet kunne se ud. Da jeg præsenterede ideen for min leder, fortalte jeg en lille smule om det, men lagde vægt på, at han skulle have tillid til mig. Han kiggede på mig og sagde bare “go for it”,” fortæller Sus om første gang hun præsenterede ideen for sin leder.
Sus gik derfor i gang med at udvikle det, der blev til FlowEffect. Systemet skulle hjælpe med planlægningen af dagen, skabe gennemsigtighed og man skulle kunne overtage hinandens opgaver. Hele tiden med øje for handleplanerne, så kommunens bestillere også var tilfredse. I udviklingsprocessen var Sus i løbende dialog med alle i personalegruppen. Der var ikke en eneste kollega, som ikke blev involveret for at høre, hvad der gav mening for dem. Og det var vigtigt, hvis man skulle skabe et system, der skulle blive en integreret del af hverdagen på botilbuddet.
FlowEffect er fundamentet for samarbejde og mindre stress
FlowEffect har i dag været anvendt på Feddet i mere end tre år. FlowEffect bliver omtalt, som om det altid har eksisteret og som noget, der altid har været behov for. I FlowEffect opretter og fordeler medarbejderne nu selv opgaverne:
“Medarbejderne tjekker sig ind på skærmen, og ens opgaver kommer i en listeform under ens navn, og så er de alle sammen gule. Man kan derved tydeligt se, hvis en kollega fx har 18 opgaver, og jeg måske kun har fem. Det kan være 18 små opgaver, men vi får en dialog om opgaverne og fordeler dem efter behov mellem hinanden,” fortæller Sus om en almindelig morgen som medarbejder på Feddet.
I løbet af dagen kan medarbejderne så bruge FlowEffect til at fordele og markere opgaver som fuldførte (grøn). Hvis man har fået en opgave, som ikke kan lade sig gøre, så kan måske se, om ens kollega har mere tid, og måske har mulighed for at hjælpe. På den måde indbyder FlowEffect til samarbejde mellem kollegaerne. FlowEffect er samtidig dokumentation for, at man arbejder med borgerne efter de handleplaner, som er bestilt af kommunerne. I FlowEffect er der også en beskrivelse af, hvordan opgaverne løses. Det sikrer kvaliteten og kontinuiteten i opgaveløsningen og giver en tryghed for både faste medarbejdere og ikke mindst for vikarer.
Sådan fungerer FlowEffect
1. Planlæg selv
Medarbejder møder ind på vagten og trykker sig ind på de borgere, man er kontaktperson på. Det er tydeligt, hvad man skal lave på dagens vagt. Medarbejder har mulighed for selv at planlægge egne opgaver for ugen.
2. Fælles overblik
3. Hjælp kollegaerne
Efterhånden som opgaver løses, markeres de som grønne. Det er let at se, om en kollega har for mange gule uløste opgaver og kan have brug for hjælp.
Ny lederrolle med FlowEffect
Når medarbejderne selv styrer opgaverne på Feddet, betyder det, at man som leder får frigivet tid. Tid der kan bruges på faglig sparring med medarbejderne og på at sikre at dialogen med de kommunale bestillere fungerer som den skal:
“I FlowEffect kan lederen være med på en anden måde og sætte ind ved behov. Lederen kan f.eks. bruge FlowEffect ved sygemeldinger til at vurdere mængden af opgaver og dermed behovet for vikarer,” siger Sus.
For Feddets vedkommende har det helt konkret betydet en halvering i vikarforbruget det seneste år. Den store besparelse skyldes, at man nu kalder vikarer ind baseret på, hvor mange og hvor omfattende opgaver er.
Mindre stresset personale
Men vigtigst af alt ifølge Sus, så har FlowEffect betydet, at medarbejderne på Feddet er mindre stressede, og at der er færre sygemeldinger. I FlowEffect har medarbejderne hele tiden et overblik over sine opgaver, og når man løser en opgave, kan man tjekke sine opgaver af og gøre dem grønne. Det betyder bare noget for ens trivsel:
“Feddet brugte jo samtidig TeamEffects “Min Arbejdsdag” til at måle trivslen hos personalet. Tidligere da vi ikke havde FlowEffect, så havde alle medarbejdere mange flere grå eller gule dage. De havde det ikke godt og var pressede. Efter FlowEffect var der mange flere grønne dage. Det var ikke noget, jeg havde forudset, men noget som bare fulgte med,” fortæller Sus om de positive resultater for medarbejdernes trivsel som resultatet af FlowEffect.
På botilbud Feddet styrer pædagogerne selv opgaverne
Læs den spændende historie fra botilbuddet Feddet, der er i de seneste tre år har benyttet FlowEffect til pædagogisk opgavestyring. Ledelsen håbede oprindeligt, at løsningen kunne bidrage til et bedre overblik og gøre det nemmere for medarbejderne at arbejde sammen. Men overraskende hurtigt viste resultaterne sig at overgå forventningerne.
Flotte resultater gav interesse fra andre botilbud
Sus udviklede udelukkende FlowEffect til brug på Feddet, men FlowEffect har siden hen modtaget interesse fra andre botilbud. Sus blev overrasket over den store interesse. Hun mener, at FlowEffect vil være en gevinst for alle, der arbejder med borgere og som ønsker at kunne leve med bureaukratiet – men stadig have tid til og fokus på det pædagogiske.
“FlowEffect kan bruges fra dag et. Man skal bare koble opgaver, handleplaner og medarbejdere ind på FlowEffect. Det vil tage et par timer per medarbejder”
“Jeg drømmer om, at flere kan benytte sig af FlowEffect. Jeg ved, at der er mange mennesker, som elsker at gøre noget for andre, men som ikke får mulighed for det, fordi der er så meget bureaukrati,” afslutter Sus
TeamEffect har købt softwareløsningen “FlowEffect”, og i 2024 bliver løsningen tilgængelig for alle interesserede.
