Denne artikel er en del af TeamEffects serie “Lær af de bedste”, hvor vi sætter spot på dygtige ledere og organisationer indenfor social- og sundhedsområdet. Formålet er at inspirere andre til at arbejde aktivt med trivsel og arbejdsmiljø i hverdagen.
Danmarks måske bedst drevne hjemmepleje ligger i Ballerup Kommune. Den ledes på 9. år af en duoledelse bestående af sygeplejerske Tine Gitte Nielsen og sygeplejerske Karin Bjerre Kohn. Ledelsen har sammen med en gruppe dedikerede teamledere rykket hjemmeplejen fra alle de normale udfordringer med fx trivsel, sygefravær eller rekruttering til at blive en velsmurt maskine, hvor medstyrende miniteams på 6-8 medarbejdere arbejder fast sammen om en mindre gruppe borgere. Når det lykkes, giver det kontinuitet for borgerne og større tilfredshed hos medarbejderne.
Men hvordan lykkes man med at optimere en organisation, så alle spiller på samme hold og holder retningen mod det fælles mål? For snart fire år siden interviewede vi Tine, da de lige var begyndt at bruge det velfærdsteknologiske værktøj “Min Arbejdsdag” til at styrke deres nærledelse. Dengang udtalte Tine:
“Hvis vi skal blive bedre, skal vi også blive bedre til at anerkende hinanden og få en bedre tone på arbejdspladsen. Min Arbejdsdag er en vigtig brik i at blive bedre til at tale sammen og fx kunne tage imod kritik.”
Kulturen har altså fra start været et afgørende fokus for Tine i udviklingen af organisationen: Lykkes man med at skabe en god kultur med høj grad af tillid, så følger resultaterne med. Det høster man i dag frugterne af i Ballerup hjemmepleje.
Sådan fungerer Min Arbejdsdag
1. Medarbejder
Bedøm din dag (femskala)
Reflekter og tilføj kommentar
2. Leder
IKKE-anonymt indblik
Analyse på individ- og afdelingsniveau
3. Opfølgning
Fælles teamstatus
Individuel dialog efter behov
Kort sygefravær er et komplekst problem
I det seneste år har hjemmeplejen taget livtag med en af de helt store udfordringer i ældreområdet, nemlig det korte sygefravær. Gennem en ambitiøs 6-punktsplan er det lykkedes at nedbringe det korte sygefravær med hele 45% for to af teamene i den samlede hjemmepleje i Ballerup.
Med Tines ord peger de seks punkter i handleplanen i meget forskellige retninger. Men det er vigtigt at forstå, at det er meget sjældent, at der findes én ting, der alene kan løse et komplekst problem. I tilfældet med sygefravær er det dog helt centralt, at medarbejderne skal mobiliseres og inddrages, hvis noget skal ændres.
”Vi havde arbejdet med medstyrende teams siden maj 21 hvor vi startede med et pilotteam. Men det kortvarige sygefravær truede med at æde os. Det nedbrød vores kultur. Så er det, at man begynder at hakke på hinanden. Nu skulle man hele tiden ud til nogle nye borgere, og så røg kontinuiteten og ideen med det hele jo”, siger Tine om baggrunden for den ambitiøse 6-punktsplan.
I alle hjemmeplejens teams holdt man derfor som en del af 6-punktsplanen møde og diskuterede sygefravær og sygemeldingsårsager: For hvornår er man syg? Til at begynde med så har alle forskellige holdninger til det. Ud af processen voksede der en fælles forståelse.
”Er det ok at sygemelde sig, hvis man har sovet dårligt? Man er jo ikke ”syg-syg”. Måske skal man afspadsere eller tage en omsorgsdag. Måske skal man prøve at møde ind og se hvordan det går og måske gå hjem lidt tidligere. Det lyder banalt, men det var MEGET vigtigt,” siger Tine.
Tine pointerer, at det selvfølgelig kræver et vist niveau af tillid til hinanden i teamet at kunne tage sådan en samtale. Noget man heldigvis havde arbejdet systematisk med at forbedre i de foregående år i hjemmeplejen. Diskussionen var i praksis et wakeup call for rigtig mange medarbejdere. Og aftalen blev helt simpel: Man melder ind, hvis man har brug for noget. Både til leder og de andre i ens miniteam.
”Vi har lige nu flere teams, hvor der ikke har været en eneste sygemelding i en måned. Vi er i januar-februar måned. Det er ALDRIG sket før,” siger Tine.
6-punktsplanen for forebyggelse af sygefravær i Ballerup Hjemmepleje
- Synliggør fravær.
- Tal om rammerne for, hvornår man kan melde sig syg, og hvornår man har brug for en fridag.
- Mere fokus på, hvordan vi bruger TeamEffects “Min Arbejdsdag” til nærledelse
- 1-1 samtale med fokus på dem der kommer på arbejde
- Tilliden, sammenholdet i teamet.
- OBS på, hvordan vi taler om hinanden.
De seks punkter blev til i samarbejde mellem ledere og medarbejdere i det lokale MED (kilde Viden På Tværs).
Større krav til teamledere og planlæggere
På baggrund af diskussionen om sygefraværet hos medarbejderne, fik teamlederne og deres planlæggere pludselig en kæmpe opgave i at forsøge at imødekomme sådanne ad-hoc ønsker om fleksibilitet.
”Vi forsøger som ledere at gøre alt for, at det skal lykkes. Og når man som medarbejder mærker den imødekommenhed fra leder, planlægger og kolleger, giver det loyalitet og point på kontoen. Som leder er man på. Det er en investering i at nå resultater. Man kommer ikke sovende til det,” fortæller Tine.
I de medstyrende miniteams er lederrollen således ændret i forhold til tidligere. Der er mindre behov for direkte styring og mere behov for at kunne guide og rådgive teams. Det er medarbejderne i samarbejde med lederen, der skal forsøge at finde deres egne løsninger på tingene. Tine kræver dog fortsat, at man som teamleder er tydelig og har mod på at dykke ned i tingene og være nysgerrig på teamets metoder og resultater. Det er der forbedringerne kommer fra.
”Jeg ønsker teamledere, der både forstår og interesserer sig for deres medarbejdere og som også af sig selv skal kunne gå helt ned i driften og være nysgerrige på dokumentation eller resultater.”
"Min filosofi er simpel: Tal om det der fungerer, så kommer der mere til at fungere. Det giver energi. Jeg kan se at mine ledere og medarbejdere vokser af det. Og så vokser jeg også."
Områdelederen går selv forrest
I Tines egen ledelsesfilosofi er det centralt, at man er nødt til at se det hele menneske og forstå, at det psykiske arbejdsmiljø fylder lige så meget som det fysiske. Om sin egen ledelse siger Tine:
”Der skal ledelse på. Ellers kører det ikke. Jeg skal være troværdig. Jeg sætter mig ind i tingene, og så har jeg en plan med det. Og når det lykkes. Så er det fedt. Min filosofi er simpel: Tal om det der fungerer, så kommer der mere til at fungere. Det giver energi. Jeg kan se at mine ledere og medarbejdere vokser af det. Og så vokser jeg også.”
Og netop ledelsens konstante opfølgning og synlige rolle i hjemmeplejen har været afgørende for, at man i dag oplever en kultur, hvor man er blevet meget bedre til at tale om tingene, også når det er svært.
En del af 6-punktsplanen var at blive bedre til at bruge Min Arbejdsdag til at understøtte nærledelse. I Min Arbejdsdag tjekker medarbejderne hver dag ud efter endt vagt og vurderer deres arbejdsdag på en fempunktsskala (fra grøn til rød). Det giver teamlederne en meget bedre fornemmelse af, hvor medarbejderne er henne rent trivselsmæssigt, og så passer det rigtig godt ind i den kultur, man ønsker i hjemmeplejen, hvor man taler om tingene, så man kan forebygge mistrivsel og sygefravær. Tine bruger også selv Min Arbejdsdag meget aktivt til at støtte sine teamledere i hverdagen:
“I forhold til implementeringen af Min Arbejdsdag, så tror jeg også, at min rolle har været afgørende for, hvordan det fungerer i dag. Fordi jeg bruger det over for mine teamlederne, har jeg hele tiden kunnet tale med i forhold til udviklingen. Hvis jeg ikke havde været koblet på systemet, så har det nok bare været endnu en ting, som man havde sat i gang oppefra,” afslutter Tine.
